Was ist Microsoft 365?
Teams, SharePoint und der Modern Workplace im Unternehmen

Microsoft 365 ist mehr als Word, Excel und Outlook. Es ist die Cloud-Plattform, auf der moderne Zusammenarbeit, Sicherheit und Geräteverwaltung in Unternehmen zusammenlaufen. Dieser Ratgeber erklärt, wie die einzelnen Bausteine ineinandergreifen, welche Pläne es gibt und warum eine Lizenz allein noch keinen modernen Arbeitsplatz ergibt.

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Microsoft 365 für Unternehmen: Mehr als nur Office-Apps

Viele Unternehmen nutzen Microsoft 365 bereits, ohne genau zu wissen, was eigentlich alles in der Plattform steckt. Sie arbeiten mit Outlook, speichern Dateien in OneDrive und haben irgendwann einmal Teams installiert. Die Zusammenhänge zwischen den einzelnen Bausteinen bleiben dabei häufig unklar.

Microsoft 365 hat sich in den vergangenen Jahren von einem einfachen Office-Paket zu einer umfassenden Cloud-Plattform entwickelt, die Kommunikation, Dokumentenmanagement, Geräteverwaltung, Sicherheit und seit Kurzem auch KI-gestütztes Arbeiten verbindet. Wer in den nächsten Monaten eine IT-Entscheidung treffen will, ob das der Umstieg von lokalen Servern ist, die Einführung neuer Werkzeuge für verteilte Teams oder der Einstieg in KI-gestützte Arbeitsabläufe, braucht zunächst ein klares Bild davon, was Microsoft 365 für Unternehmen tatsächlich ist und was nicht.

Unser Ratgeber erklärt die einzelnen Bestandteile, ordnet sie strategisch ein und zeigt, warum der Schritt vom Werkzeugkasten zum durchdachten Arbeitsplatz einen Unterschied macht, der weit über die Technologie hinausgeht.

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Was ist Microsoft 365? Eine Definition für Entscheider

Microsoft 365 ist eine abonnementbasierte Cloud-Plattform von Microsoft, die Produktivitätsanwendungen, Kommunikationswerkzeuge, Sicherheitsfunktionen und Geräteverwaltung in einem integrierten Paket bündelt. Unternehmen zahlen pro Nutzer und Monat und erhalten dafür Zugang zu einer Infrastruktur, die sich mit dem Unternehmen skaliert, ohne dass eigene Server betrieben werden müssen.

Der entscheidende Unterschied zu früheren Microsoft-Produkten liegt in der Integration. Word, Excel und PowerPoint sind weiterhin enthalten, aber sie sind nur ein Teil eines größeren Ökosystems. Hinzu kommen Werkzeuge für Zusammenarbeit (Microsoft Teams, SharePoint Online), für Identitäts- und Zugriffsmanagement (Microsoft Entra ID), für Geräteverwaltung (Microsoft Intune), für E-Mail-Sicherheit und Endpunktschutz (Microsoft Defender) sowie für KI-gestütztes Arbeiten (Microsoft 365 Copilot).

Für Entscheider bedeutet das: Microsoft 365 ist keine Software, die man installiert und dann vergisst. Es ist eine Plattform, die konfiguriert, strukturiert und an die Organisation angepasst werden muss. Die Lizenz ist der Zugang. Was daraus wird, hängt davon ab, wie durchdacht die Einführung und der laufende Betrieb gestaltet sind.

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Microsoft 365 oder Office 365? Was hinter dem Namenswechsel steckt

Bis April 2020 hieß das Produkt Office 365. Dann benannte Microsoft die kommerziellen Pläne in Microsoft 365 um. Was auf den ersten Blick wie eine Marketingentscheidung wirkt, spiegelt eine substanzielle Veränderung wider.

Office 365 war ein Cloud-Abo für Office-Anwendungen plus Exchange Online und SharePoint. Microsoft 365 geht deutlich weiter. Es enthält zusätzlich Windows-Lizenzen (in Enterprise-Plänen), Geräteverwaltung über Intune, erweiterten Sicherheitsschutz über Microsoft Defender und Identitätsmanagement über Entra ID. Die Umbenennung macht sichtbar, was sich unter der Haube verändert hat: Aus einem Produktivitätspaket ist eine Plattform für den gesamten digitalen Arbeitsplatz geworden.

In der Praxis existieren beide Begriffe parallel. Einige Lizenzpläne tragen weiterhin den Namen Office 365, etwa Office 365 E1 oder E3. Unternehmen, die seit Jahren „Office 365" nutzen, arbeiten häufig bereits auf Microsoft 365, ohne den Unterschied bewusst wahrzunehmen. Wer heute einen neuen Plan bucht, erhält in den allermeisten Fällen ein Microsoft-365-Abonnement.

Für die Orientierung reicht eine einfache Faustregel: Wenn Sie nur Office-Anwendungen und E-Mail brauchen, sprechen Sie von einem Office-365-Plan. Wenn Sicherheit, Geräteverwaltung und Identitätsmanagement dazugehören, ist es Microsoft 365.

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Die Bausteine von Microsoft 365 im Überblick

Microsoft 365 besteht aus einer Reihe von Diensten, die einzeln betrachtet jeweils eine klare Aufgabe erfüllen, ihren eigentlichen Wert aber erst im Zusammenspiel entfalten. Die folgenden Bausteine bilden das Fundament der Plattform.

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Microsoft Teams – der zentrale Hub für Zusammenarbeit

Microsoft Teams ist das Werkzeug, in dem die tägliche Kommunikation zusammenläuft: Chat, Videoanrufe, Telefonie und gemeinsames Arbeiten an Dokumenten. Teams ist dabei kein isoliertes Tool, sondern die Oberfläche, über die Nutzende auf andere Microsoft-365-Dienste zugreifen. Dateien aus SharePoint lassen sich direkt in Teams öffnen, Aufgaben mit Planner verwalten, Kalender aus Exchange einblenden.

Für Unternehmen mit verteilten Teams oder Standorten ersetzt Teams den Flickenteppich aus separaten Lösungen für Chat, Videokonferenzen und Dateifreigabe. Laut der Forrester Total Economic Impact™ Studie für Microsoft 365 E3 (Januar 2025) sparen Nutzende durch Teams durchschnittlich 1,9 Stunden pro Woche an Kollaborations- und Produktivitätsaufgaben.¹

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SharePoint Online – Wissen zentral organisiert

SharePoint Online ist das Dokumentenmanagement- und Intranet-System innerhalb von Microsoft 365. Unternehmen nutzen SharePoint, um Dokumente zentral abzulegen, Informationen über Abteilungen hinweg zugänglich zu machen und Prozesse über Bibliotheken und Berechtigungsstrukturen zu steuern.

Der Begriff „Single Source of Truth" beschreibt den Kern dessen, was SharePoint leisten soll: eine zentrale, durchsuchbare Informationsarchitektur, die Wissen auffindbar macht, Versionschaos beendet und die Grundlage für KI-gestützte Recherche auf den eigenen Unternehmensdaten schafft. In der Praxis hängt die Qualität dieser Informationsarchitektur davon ab, wie sorgfältig sie geplant wird. SharePoint kann ein leistungsfähiges Wissenssystem sein, aber nur, wenn Struktur, Berechtigungen und Metadaten von Anfang an durchdacht sind.

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OneDrive for Business – persönlicher Cloud-Speicher

OneDrive for Business ist der persönliche Speicherort jedes Nutzenden innerhalb von Microsoft 365. Dateien, die in OneDrive liegen, sind von jedem Gerät aus erreichbar und werden automatisch synchronisiert. Der Dienst ersetzt lokale Netzlaufwerke und USB-Sticks durch einen Cloud-Speicher, der in die Microsoft-365-Infrastruktur eingebettet ist.

Im Unterschied zu SharePoint, das für gemeinsam genutzte Informationen gedacht ist, dient OneDrive als persönliche Ablage. Dateien können bei Bedarf mit einzelnen Personen geteilt oder in SharePoint-Bibliotheken verschoben werden.

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Exchange Online – E-Mail im Unternehmensformat

Exchange Online ist der E-Mail- und Kalenderdienst von Microsoft 365. Unternehmen, die bisher einen eigenen Exchange-Server betrieben haben, können mit Exchange Online auf die Wartung lokaler Hardware verzichten und erhalten gleichzeitig Funktionen wie globale Adresslisten, freigegebene Postfächer und Kalenderintegration in Teams.

Die E-Mail-Infrastruktur ist für viele Unternehmen der erste Berührungspunkt mit Microsoft 365. Häufig beginnt der Umstieg in die Cloud mit der Migration der Postfächer, bevor weitere Dienste wie Teams oder SharePoint folgen.

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Word, Excel, PowerPoint, Outlook – die Office-Apps

Die klassischen Office-Anwendungen sind weiterhin das Herzstück der täglichen Arbeit. In Microsoft 365 stehen sie als Desktop-Versionen, Browser-Anwendungen und mobile Apps zur Verfügung. Dokumente werden automatisch in der Cloud gespeichert, Änderungen sind in Echtzeit für alle Beteiligten sichtbar.

Für Unternehmen bedeutet das: Keine Versionskonflikte mehr durch lokal gespeicherte Kopien, kein Risiko durch veraltete Software-Versionen, keine manuelle Verteilung von Updates. Die Anwendungen aktualisieren sich automatisch und arbeiten nahtlos mit Teams, SharePoint und OneDrive zusammen.

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Microsoft Intune – Geräte- und App-Management

Microsoft Intune ist der Dienst für die Verwaltung von Endgeräten und Anwendungen. IT-Verantwortliche können über Intune Sicherheitsrichtlinien auf Notebooks, Tablets und Smartphones durchsetzen, ohne die Geräte physisch in der Hand haben zu müssen.

In der Praxis bedeutet das: Neue Mitarbeitende erhalten ein vorkonfiguriertes Gerät, das sich automatisch mit den richtigen Anwendungen, Zugriffsrechten und Sicherheitseinstellungen einrichtet. Microsoft nennt diesen Prozess Autopilot. Für Unternehmen mit verteilten Standorten oder einem hohen Anteil an mobilen Arbeitsplätzen reduziert Intune den Aufwand für die Geräteverwaltung erheblich. Intune ist in Microsoft 365 Business Premium und den Enterprise-Plänen enthalten.

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Microsoft Defender – Sicherheit auf mehreren Ebenen

Microsoft Defender ist der Sammelbegriff für die Sicherheitsdienste innerhalb von Microsoft 365. Je nach Lizenzplan reicht der Schutz von einfacher E-Mail-Sicherheit (Defender for Office 365) bis hin zu einer umfassenden Extended Detection and Response Lösung (Defender XDR), die Angriffe über mehrere Angriffsvektoren hinweg erkennt und automatisiert darauf reagiert.

Für Unternehmen, die bisher separate Sicherheitslösungen von verschiedenen Anbietern eingesetzt haben, bietet Defender den Vorteil einer integrierten Plattform: Alle Sicherheitsereignisse laufen an einer Stelle zusammen und können zentral ausgewertet werden.

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Microsoft Entra ID – Identitäten und Zugriffsrechte

Microsoft Entra ID, bis 2023 als Azure Active Directory bekannt, ist der Identitätsdienst von Microsoft 365. Er verwaltet, wer sich mit welchen Anmeldedaten bei welchen Anwendungen und Ressourcen anmelden darf.

Funktionen wie Conditional Access ermöglichen es, Zugriffsregeln abhängig von Gerätezustand, Standort und Risikobewertung zu definieren. Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) schützt Konten vor unbefugtem Zugriff. Und sogenannte Joiner-Mover-Leaver-Prozesse stellen sicher, dass Mitarbeitende bei Eintritt, Abteilungswechsel oder Austritt automatisch die richtigen Berechtigungen erhalten oder verlieren. Entra ID ist in allen Microsoft-365-Plänen enthalten. Die erweiterten Funktionen sind ab Microsoft 365 Business Premium verfügbar.

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Microsoft 365 Business und Enterprise – welcher Plan passt zu welchem Unternehmen?

Microsoft 365 ist in mehrere Editionen unterteilt, die sich in Funktionsumfang und Zielgruppe unterscheiden. Für die meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen sind die Business-Pläne relevant, die für bis zu 300 Nutzende lizenziert werden können.

• Microsoft 365 Business Basic enthält die Web- und Mobilversionen der Office-Apps, Exchange Online, Teams und SharePoint. Es ist der Einstiegsplan für Unternehmen, die noch keine Desktop-Versionen von Word, Excel und PowerPoint benötigen.
• Microsoft 365 Business Standard ergänzt den Basic-Plan um die vollständigen Desktop-Anwendungen. Für viele Unternehmen ist dies der Plan, mit dem der Einstieg in Microsoft 365 beginnt.
• Microsoft 365 Business Premium ist der umfassendste Business-Plan. Er enthält zusätzlich Microsoft Intune, Defender for Business und erweiterte Entra-ID-Funktionen. Für Unternehmen mit erhöhten Sicherheitsanforderungen, was im Kontext von DSGVO und NIS-2 heute die Mehrheit betrifft, ist Business Premium in der Regel die sinnvollere Wahl als Standard.

Für Organisationen mit mehr als 300 Nutzenden oder besonders strengen Compliance-Anforderungen stehen die Enterprise-Pläne E3 und E5 zur Verfügung. Sie bieten erweiterte Audit-Funktionen, granularere Informationsschutzrichtlinien und zusätzliche Sicherheitsebenen.

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Microsoft 365 Copilot – wenn KI auf Unternehmensdaten trifft

Seit 2024 bietet Microsoft mit Copilot ein KI-gestütztes Werkzeug an, das direkt in die Microsoft-365-Anwendungen integriert ist. Copilot kann Texte zusammenfassen, E-Mails formulieren, Daten in Excel analysieren, Präsentationen entwerfen und in Teams-Meetings Protokolle erstellen. Der entscheidende Unterschied zu allgemeinen KI-Werkzeugen: Copilot arbeitet im Kontext der eigenen Unternehmensdaten.

Das bedeutet: Wenn Sie Copilot bitten, ein Angebot zusammenzufassen, greift die KI auf die tatsächlichen Dokumente in Ihrem SharePoint und Ihrem E-Mail-Postfach zu, nicht auf allgemeines Internetwissen. Die Antworten beziehen sich auf Ihre Organisation, Ihre Kunden, Ihre Projekte.

Die Forrester Total Economic Impact™ Studie für Microsoft 365 Copilot (März 2025) beziffert die durchschnittliche Zeitersparnis auf 9 Stunden pro Nutzer und Monat.² Das ist eine relevante Größe, besonders für Unternehmen, in denen Wissensarbeitende einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit mit Informationssuche, Zusammenfassungen und Routinekorrespondenz verbringen.

Allerdings setzt Copilot voraus, was viele Unternehmen erst noch aufbauen müssen: eine saubere Informationsarchitektur. Wenn Unternehmensdaten in Silos verteilt sind, Berechtigungen nicht stimmen oder Dokumente keine konsistente Struktur haben, liefert auch die beste KI keine brauchbaren Ergebnisse. Copilot ist kein Reparaturwerkzeug für unstrukturierte Daten. Es ist ein Produktivitätshebel, der auf einem soliden Fundament steht, oder eben nicht.

Seit 2026 ist in allen Microsoft-365-Business- und Enterprise-Plänen Copilot Chat enthalten, ein eingeschränkter KI-Chat, der auf öffentlich verfügbare Daten zugreift, aber keinen Zugriff auf interne Unternehmensdaten hat. Für den vollen Funktionsumfang mit Zugriff auf die eigene Datenlandschaft und direkter Integration in Word, Excel und PowerPoint ist eine separate Copilot-Lizenz erforderlich.

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Microsoft 365 für Non-Profit-Organisationen

Non-Profit-Organisationen stehen vor vielen der gleichen Herausforderungen wie gewerbliche Unternehmen: verteilte Standorte, heterogene Teams, steigende Anforderungen an Datenschutz und Digitalisierung. Gleichzeitig bringen sie besondere Rahmenbedingungen mit, die bei der Einführung von Microsoft 365 berücksichtigt werden müssen.

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Lizenzkonditionen im Wandel

Microsoft stellt für gemeinnützige Organisationen über das Non-Profit-Programm vergünstigte Lizenzen bereit. Bis Mitte 2025 konnten berechtigte Organisationen bis zu zehn kostenlose Microsoft 365 Business Premium Lizenzen beziehen. Dieses Angebot wurde eingestellt. Aktuell bietet Microsoft gemeinnützigen Organisationen kostenlose Microsoft 365 Business Basic Lizenzen für bis zu 300 Nutzende sowie Rabatte von bis zu 75 Prozent auf erweiterte Pläne wie Business Premium.

Für Organisationen, die bisher die kostenfreien Premium-Lizenzen genutzt haben, bedeutet das: Eine Neubewertung der Lizenzstrategie ist notwendig. Die Frage, ob Business Basic ausreicht oder ob die erweiterten Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen von Business Premium benötigt werden, hängt vom konkreten Einsatzszenario ab. Prüfkriterien für die Anspruchsberechtigung und Details zu den verfügbaren Angeboten finden sich auf der offiziellen Non-Profit-FAQ-Seite von Microsoft.

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Datenschutz jenseits der DSGVO

Organisationen im kirchlichen oder diakonischen Umfeld unterliegen nicht der DSGVO, sondern den kirchlichen Datenschutzgesetzen DSG-EKD (evangelisch) oder KDG (katholisch). Diese Regelwerke haben eigene Anforderungen an Auftragsverarbeitung, Datenübermittlung und technische Schutzmaßnahmen. Wer Microsoft 365 in einer kirchlich getragenen Organisation einführt, muss diese Besonderheiten kennen und in der Konfiguration abbilden, etwa bei der Gestaltung von Auftragsverarbeitungsverträgen oder der Auswahl geeigneter Rechenzentrumsstandorte.

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Mitarbeitervertretung und Adoption

In vielen sozialen und kirchlichen Organisationen ist nicht der Betriebsrat, sondern die Mitarbeitervertretung (MAV) der Ansprechpartner bei der Einführung neuer Werkzeuge. Die MAV-Beteiligung folgt eigenen Regelungen und Fristen, die in der Projektplanung berücksichtigt werden müssen.

Hinzu kommt die besondere Herausforderung der Adoption. Non-Profit-Organisationen beschäftigen häufig sehr unterschiedliche Nutzergruppen: Eine Pflegekraft, die auf einem geteilten Tablet dokumentiert, hat andere Anforderungen als eine Verwaltungskraft am Schreibtisch oder eine ehrenamtliche Kraft, die nur gelegentlich auf Informationen zugreifen muss. Die Begleitung des Veränderungsprozesses ist hier mindestens so wichtig wie die technische Konfiguration.

Wenn Sie sich vertieft mit den Möglichkeiten von Microsoft 365 für gemeinnützige Organisationen beschäftigen möchten, finden Sie auf unserer Seite Lösungen für Non-Profit-Organisationen eine ausführliche Einordnung mit branchenspezifischen Szenarien.

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Sicherheit, Datenschutz und regulatorische Anforderungen

Eines der häufigsten Bedenken bei der Einführung von Microsoft 365 betrifft die Frage, wo die Daten liegen und wer darauf zugreifen kann. Die Antwort hat sich in den vergangenen Jahren deutlich zugunsten europäischer Unternehmen entwickelt.

Microsoft betreibt Rechenzentren in der EU und hat mit der EU Data Boundary eine Infrastruktur geschaffen, die es europäischen Kunden ermöglicht, ihre Daten innerhalb der EU zu verarbeiten und zu speichern. Die Microsoft Cloud erfüllt regulatorische Anforderungen by Design, einschließlich DSGVO, und macht Anforderungen wie NIS-2 deutlich einfacher umsetzbar.

Die Sicherheitsarchitektur von Microsoft 365 umfasst mehrere Ebenen: Auf Ebene der Identitäten schützt Entra ID mit Multi-Faktor-Authentifizierung und risikobasierten Zugriffsrichtlinien. Auf Ebene der Endgeräte sorgt Intune für einheitliche Sicherheitsrichtlinien. Auf Ebene der Daten ermöglichen Sensitivity Labels und Data Loss Prevention (DLP), dass vertrauliche Informationen automatisch klassifiziert und vor unbeabsichtigter Weitergabe geschützt werden. Auf Ebene der Bedrohungserkennung analysiert Microsoft Defender eingehende E-Mails, Dateien und Endpunktaktivitäten und reagiert automatisiert auf Angriffsmuster.

Für Unternehmen, die regulatorische Nachweise führen müssen, etwa im Kontext von ISO 27001, branchenspezifischen Compliance-Anforderungen oder dem Schutz besonderer Berufsgeheimnisse nach § 203 StGB, bieten die Enterprise-Pläne zusätzliche Audit- und Protokollierungsfunktionen über Microsoft Purview.

Eine wichtige Einschränkung: Microsoft 365 liefert die Werkzeuge. Die korrekte Konfiguration und die Abstimmung auf die spezifischen regulatorischen Anforderungen Ihres Unternehmens erfordern Fachwissen. Sicherheitseinstellungen, die auf den Standardwerten belassen werden, schöpfen das Potenzial der Plattform nicht aus.

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Was Microsoft 365 in der Praxis verändert

Zahlen und Funktionslisten vermitteln ein abstraktes Bild. Was Microsoft 365 im Unternehmensalltag tatsächlich verändert, zeigt sich in der Praxis. Drei typische Szenarien illustrieren die Wirkung.

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Vom Fileserver zur zentralen Informationsarchitektur. Ein mittelständisches Unternehmen mit 80 Mitarbeitenden speichert Dokumente auf einem lokalen Server, kommuniziert über E-Mail und nutzt ein VPN für den Fernzugriff. Neue Mitarbeitende warten drei Tage auf ihre vollständige IT-Einrichtung. Laut McKinsey Global Institute verbringen Wissensarbeitende rund 19 Prozent ihrer Arbeitswoche mit der Suche nach internen Informationen.³ Nach der Einführung von Microsoft 365 ersetzt Teams die E-Mail-Ketten für interne Abstimmung, SharePoint bündelt Dokumente an einem Ort, Intune und Autopilot richten neue Geräte innerhalb von Stunden automatisiert ein.

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Von Datensilos zu einer durchsuchbaren Wissensbasis. Eine soziale Organisation mit über 300 Mitarbeitenden arbeitet mit Netzlaufwerken, verschiedenen Cloud-Speichern und fachspezifischen Anwendungen nebeneinander. Dokumente existieren in mehreren Versionen, das Wissen einzelner Mitarbeitender geht bei Personalwechseln verloren. Nach der Umstellung dient SharePoint Online als zentrale Informationsarchitektur, Behördendokumente werden über Power Automate automatisch abgelegt und verschlagwortet. Das Unternehmenswissen wird durchsuchbar und bleibt erhalten.

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Von Vertrauensbasis zu Sicherheitsrichtlinien. Ein wachsendes Unternehmen mit 40 Mitarbeitenden hat keine einheitlichen Sicherheitsrichtlinien. Mitarbeitende nutzen private Geräte, Passwörter werden informell geteilt. Nach der Einführung steuert Entra ID die Zugriffe, Intune stellt sicher, dass alle Geräte den Sicherheitsanforderungen entsprechen, und Defender überwacht E-Mails und Endpunkte auf Bedrohungen.

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Häufige Fragen rund um Microsoft 365

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Was kostet Microsoft 365 für Unternehmen?

Die Business-Pläne beginnen bei rund 5 Euro pro Nutzer und Monat (Business Basic) und reichen bis etwa 20 Euro (Business Premium) im Jahresabonnement. Enterprise-Pläne liegen darüber. Wichtig: Zu den reinen Lizenzkosten kommen in der Praxis Aufwände für Administration, Backup, Schulung und gegebenenfalls externe Beratung hinzu.

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Was ist der Unterschied zwischen Microsoft 365 und Office 365?

Office 365 war der Vorgängername und bezeichnete primär das Cloud-Abo für Office-Anwendungen plus E-Mail und SharePoint. Microsoft 365 erweitert dieses Paket um Geräteverwaltung, Sicherheitsfunktionen und Identitätsmanagement. Einige Pläne tragen weiterhin den Namen Office 365, aber für Neuabschlüsse ist Microsoft 365 der Standard.

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Brauche ich Microsoft 365 Business Premium oder reicht Standard?

Business Standard enthält die Office-Anwendungen, Teams, SharePoint und Exchange. Business Premium ergänzt diese Grundlage um Intune, Defender for Business und erweiterte Entra-ID-Funktionen. Für Unternehmen, die sensible Daten verarbeiten, Mitarbeitende im Homeoffice beschäftigen oder regulatorische Anforderungen erfüllen müssen, ist Business Premium in der Regel die sinnvollere Wahl.

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Ist Microsoft 365 DSGVO-konform?

Microsoft hat umfangreiche Maßnahmen umgesetzt, um die DSGVO-Anforderungen zu erfüllen, darunter EU-Datenresidenz, Auftragsverarbeitungsverträge und technische Schutzmaßnahmen. Die Konformität hängt allerdings auch davon ab, wie die Plattform konfiguriert wird. Standardeinstellungen allein reichen nicht aus. Grundlegende Informationen zum Datenschutz, Compliance und Zertifizierungen finden Sie im offiziellen Service Trust Portal von Microsoft.

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Lässt sich Microsoft 365 mit bestehender IT verbinden?

Ja. Microsoft 365 kann mit lokalen Active-Directory-Umgebungen synchronisiert werden, bestehende E-Mail-Systeme lassen sich migrieren, und über Schnittstellen können Fachanwendungen angebunden werden. Die meisten Unternehmen bauen Microsoft 365 schrittweise in ihre bestehende IT-Landschaft ein.

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Was bringt Copilot ohne saubere Datenstruktur?

Wenig. Copilot durchsucht die Daten, auf die ein Nutzer Zugriff hat, und generiert daraus Antworten. Wenn diese Daten unstrukturiert, redundant oder falsch berechtigt sind, werden die Ergebnisse entsprechend unbrauchbar. Eine saubere Informationsarchitektur ist die Voraussetzung dafür, dass KI im Unternehmenskontext funktioniert.

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Gibt es spezielle Lizenzen für Non-Profit-Organisationen?

Ja. Microsoft bietet gemeinnützigen Organisationen über das Non-Profit-Programm kostenlose Business-Basic-Lizenzen für bis zu 300 Nutzende sowie Rabatte von bis zu 75 Prozent auf erweiterte Pläne. Für Organisationen unter kirchlichem Datenschutz (DSG-EKD, KDG) gelten zusätzliche Konfigurationsanforderungen.

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