Digitale Transformation bei Die Perspektive e.V. – Modern Work mit Microsoft 365
Die Ausgangssituation: Server, Silos und Zeitfresser –Die IT-Realität vor der Transformation
Wie viele Non-Profit-Organisationen stand auch Die Perspektive e.V. vor der Herausforderung, mit begrenzten Ressourcen eine moderne und effiziente IT-Infrastruktur aufzubauen. Die bestehende IT-Landschaft war geprägt von klassischen Serverstrukturen, die nicht nur wartungsintensiv und kostenaufwendig waren, sondern auch die flexible Zusammenarbeit der Mitarbeitenden einschränkten. Der Austausch von Dokumenten gestaltete sich umständlich, die gemeinsame Bearbeitung von Dateien war kaum möglich, und das Onboarding neuer Mitarbeitender nahm unnötig viel Zeit in Anspruch. Gleichzeitig mussten hohe Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit erfüllt werden – ein besonders sensibler Aspekt im Sozial- und Gesundheitswesen.
Die Organisation benötigte eine zukunftssichere Lösung, die nicht nur die technischen Anforderungen erfüllt, sondern auch die Mitarbeitenden in ihrer täglichen Arbeit unterstützt und entlastet. Gesucht wurde ein Partner, der nicht nur die technische Umsetzung begleitet, sondern auch die Menschen in der Organisation auf dem Weg in die digitale Arbeitswelt mitnimmt.
Das Hybrid Cloud Modell für das Beste aus zwei Welten.
Cloudbasierter Modern Workplace mit Microsoft 365
Die vollständige Ablösung klassischer Serverstrukturen durch Microsoft 365 reduziert Kosten, erhöht die Flexibilität und ermöglicht ortsunabhängiges Arbeiten bei gleichzeitig höchster Sicherheit.
Effiziente Zusammenarbeit mit Microsoft Teams und SharePoint
Die zentrale Kollaborationsplattform ermöglicht Echtzeit-Zusammenarbeit an Dokumenten, schnelle Kommunikation über Chat und Video sowie eine strukturierte Ablage aller projektrelevanten Informationen an einem Ort.
Beschleunigtes Onboarding neuer Mitarbeitender
Die automatisierte Bereitstellung von Benutzerkonten, Zugriffsrechten und Geräten in Kombination mit digitalen Schulungsmaterialien ermöglicht einen schnellen und reibungslosen Einstieg neuer Teammitglieder.
Sicheres Mobile Device Management
Die zentrale Verwaltung mobiler Endgeräte mit automatischer Durchsetzung von Sicherheitsrichtlinien schützt sensible Daten und gewährleistet höchste Datenschutzstandards – auch bei mobilem Arbeiten.
Identity und Access Management mit Microsoft Entra ID
Das Benutzermanagement über Entra ID ermöglicht die Gerätezuweisung zu spezifischen Nutzern, die zentrale Vergabe von Richtlinien und die granulare Steuerung von Zugriffsrechten für maximale Sicherheit.
Digitalisierung unternehmensweiter Prozesse
Die durchgängige Digitalisierung von Workflows über alle Tätigkeitsfelder hinweg eliminiert Medienbrüche, beschleunigt Prozesse und erhöht die Transparenz in der gesamten Organisation.
Strukturiertes Change Management für nachhaltige Adoption
Durch bedarfsorientierte Workshops, Interviews und maßgeschneiderte Schulungsvideos wird die Akzeptanz der neuen Tools maximiert und eine langfristige, erfolgreiche Nutzung sichergestellt.
Erhöhte Datensicherheit und Datenschutz-Compliance
Die integrierten Sicherheitsfunktionen von Microsoft 365 in Kombination mit MDM und zentralem Access Management gewährleisten die Einhaltung aller relevanten Datenschutzanforderungen im Gesundheits- und Sozialwesen.
Die Lösung: Der Modern Workplace auf Basis von Microsoft 365
Die computech GmbH entwickelte für Die Perspektive e.V. eine ganzheitliche Modern-Work-Lösung auf Basis von Microsoft 365. Im Mittelpunkt der Lösung standen Microsoft Teams und SharePoint Online als zentrale Plattformen für Kommunikation, Zusammenarbeit und Wissensmanagement. Durch die cloudbasierte Infrastruktur konnten die wartungsintensiven Serverstrukturen vollständig abgeschafft werden, was nicht nur Kosten reduzierte, sondern auch die Flexibilität und Skalierbarkeit der IT-Umgebung deutlich erhöhte.
Ein wesentlicher Baustein der Lösung war die Implementierung eines professionellen Mobile Device Managements, das die Verwaltung mobiler Endgeräte zentral ermöglicht und gleichzeitig höchste Sicherheitsstandards gewährleistet. Über Microsoft Entra ID wurde ein zentrales Identity and Access Management etabliert, das die Verwaltung von Benutzerkonten, Zugriffsrechten und Sicherheitsrichtlinien erheblich vereinfacht. Sämtliche Prozesse wurden digitalisiert und über die Microsoft 365-Plattform abgebildet, wodurch medienbruchfreie Workflows entstanden, die über alle Tätigkeitsfelder der Organisation hinweg funktionieren.
Implementierung mit strukturiertem Change Management
Die computech GmbH wusste, dass die technische Implementierung nur die halbe Miete ist. Entscheidend für den nachhaltigen Erfolg ist die Akzeptanz und aktive Nutzung der neuen Tools durch die Mitarbeitenden. Deshalb wurde das gesamte Projekt von einem professionellen Change-Management-Prozess begleitet, der von computech gesteuert und koordiniert wurde.
In einem ersten Schritt führte das Team ausführliche Workshops und Interviews mit verschiedenen Stakeholdern der Organisation durch. Ziel war es, die spezifischen Anforderungen und Bedürfnisse der einzelnen Bereiche zu verstehen und die Lösung ziel- und bedarfsgerecht zu konfigurieren. Dieser partizipative Ansatz stellte sicher, dass die Lösung nicht als "von oben verordnet" wahrgenommen wurde, sondern als Werkzeug, das die tägliche Arbeit tatsächlich erleichtert.
Parallel zur technischen Implementierung entwickelte computech umfassende Schulungsmaterialien, darunter praxisorientierte Schulungsvideos, die den Mitarbeitenden auch nach dem Go-Live als Nachschlagewerk zur Verfügung stehen. Diese Videos wurden speziell auf die Arbeitsabläufe bei Die Perspektive e.V. zugeschnitten und ermöglichen es den Mitarbeitenden, sich selbstständig weiterzubilden und neue Funktionen zu entdecken. Die Kombination aus persönlichen Workshops, individueller Betreuung und digitalen Lernressourcen sorgte für eine hohe Adoption Rate und minimierte die typischen Reibungsverluste bei der Einführung neuer Systeme.
"Die Einführung der Microsoft 365-Lösung durch computech hat unsere Arbeitsweise nachhaltig verbessert. Unsere Mitarbeitenden haben wieder mehr Zeit für das Wesentliche – die Betreuung unserer Klientinnen und Klienten vor-Ort. Das Change Management und die fortlaufende Unterstützung durch computech hat dafür gesorgt, dass wir Kommunikation optimieren, Fehlerquellen vermeiden und gleichzeitig Zeit gewinnen können."
Geschäftsführerin Die Perspektive e.V.
Messbare Ergebnisse und nachhaltige Vorteile
Die Transformation zu einer modernen, cloudbasierten Arbeitsumgebung hat für Die Perspektive e.V. spürbare Verbesserungen in nahezu allen Bereichen gebracht. Die Abschaffung der klassischen Serverinfrastruktur reduzierte nicht nur die IT-Kosten deutlich, sondern befreite auch wertvolle Ressourcen, die nun in die Kernaufgaben der Organisation fließen können. Das IT-Management wurde durch die zentrale Verwaltung über Microsoft 365 erheblich vereinfacht – Updates, Sicherheitspatches und die Verwaltung von Zugriffsrechten erfolgen nun weitgehend automatisiert und mit minimalem Aufwand.
Das Onboarding neuer Mitarbeitender wurde revolutioniert: Während früher mehrere Tage vergingen, bis ein neuer Mitarbeiter vollständig arbeitsfähig war, können heute alle notwendigen Accounts, Zugriffsrechte und Geräte innerhalb kürzester Zeit bereitgestellt werden. Die neuen Kollegen erhalten sofort Zugriff auf alle relevanten Informationen und können sich mithilfe der Schulungsvideos schnell in die Arbeitsumgebung einarbeiten.
Die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten in Microsoft Teams und SharePoint hat die Zusammenarbeit grundlegend verändert. Vorbei sind die Zeiten von endlosen E-Mail-Ketten mit verschiedenen Dokumentversionen – heute arbeiten die Teams in Echtzeit an denselben Dateien, können sich spontan in Videocalls austauschen und haben alle projektrelevanten Informationen an einem zentralen Ort. Dies ist besonders in einer Organisation wie Die Perspektive e.V. von unschätzbarem Wert, wo interdisziplinäre Zusammenarbeit und schneller Informationsaustausch essenziell für die Qualität der Arbeit sind.
Das implementierte Mobile Device Management in Kombination mit den robusten Sicherheitsfunktionen von Microsoft 365 sorgt dafür, dass sensible Klientendaten jederzeit geschützt sind – unabhängig davon, von welchem Gerät oder Standort aus gearbeitet wird. Die zentrale Verwaltung von Sicherheitsrichtlinien über Entra ID gewährleistet, dass Datenschutzanforderungen nicht nur erfüllt, sondern übertroffen werden. Im Falle eines verlorenen oder gestohlenen Geräts können Daten remote gelöscht werden, was ein zusätzliches Sicherheitsnetz bietet.
Fazit und Ausblick
Die digitale Transformation bei Die Perspektive e.V. zeigt exemplarisch, wie eine durchdachte Modern-Work-Strategie gemeinnützige Organisationen dabei unterstützen kann, ihre Mission noch besser zu erfüllen. Die Kombination aus cloudbasierten Technologien, zentralisiertem Management und einem strukturierten Change-Management-Ansatz schafft nicht nur technische Verbesserungen, sondern verändert die Arbeitskultur nachhaltig.
Die computech GmbH begleitet Die Perspektive e.V. auch nach dem erfolgreichen Go-Live weiter und stellt sicher, dass die Organisation von neuen Features und Updates optimal profitiert. Die geschaffene Grundlage ermöglicht es der Organisation, flexibel auf zukünftige Anforderungen zu reagieren und die digitale Arbeitsumgebung kontinuierlich weiterzuentwickeln. So bleibt mehr Zeit für das, was wirklich zählt: Menschen in schwierigen Lebenssituationen professionell zu begleiten und zu unterstützen.