Microsoft 365 Copilot für KMU:
Wie Sie den KI-Assistenten für Ihr Unternehmen nutzen

Microsoft 365 Copilot für KMU: Der KI-Assistent für kleine und mittelständische Unternehmen

Künstliche Intelligenz hat den Sprung vom Hype in den Arbeitsalltag geschafft. Was vor wenigen Jahren noch nach Science-Fiction klang, ist heute Realität: KI-Assistenten unterstützen bei der Texterstellung, analysieren Daten und fassen stundenlange Meetings in Sekunden zusammen. Mit Microsoft 365 Copilot hat Microsoft einen solchen Assistenten direkt in die Office-Anwendungen integriert, die weltweit über 430 Millionen Menschen nutzen. Mehr als 90 Prozent der Fortune-500-Unternehmen vertrauen bereits auf Microsoft 365 Copilot.

Für kleine und mittelständische Unternehmen war der Einstieg in die KI-gestützte Produktivität lange Zeit eine Kostenfrage. Doch seit Dezember 2025 bietet Microsoft mit Copilot Business ein Lizenzmodell, das speziell auf den Mittelstand zugeschnitten ist. Unternehmen mit weniger als 300 Mitarbeitenden erhalten den vollen Funktionsumfang zu einem deutlich günstigeren Preis als die Enterprise-Variante – ein entscheidender Schritt zur Demokratisierung von KI-Produktivitätswerkzeugen.

In diesem umfassenden Leitfaden erfahren Sie, was Microsoft 365 Copilot kann, wie er auf Ihre Unternehmensdaten zugreift, welche Kosten auf Sie zukommen und worauf Sie bei der Einführung achten sollten. Außerdem werfen wir einen detaillierten Blick auf die Datenschutzaspekte und die neuen Möglichkeiten durch Copilot Agenten und Work IQ.

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Was ist Microsoft 365 Copilot?

Microsoft 365 Copilot ist ein KI-gestützter Assistent, der nahtlos in die Microsoft 365 Anwendungen integriert ist und die Produktivität durch intelligente Automatisierung und kontextbewusste Unterstützung steigert. Er basiert auf Large Language Models – seit Ende 2025 standardmäßig auf GPT-5, mit bevorzugtem Zugang zu GPT-5.2 für Copilot-Lizenzinhaber seit Dezember 2025 – und verbindet die Leistungsfähigkeit generativer KI mit den Unternehmensdaten, die in Microsoft 365 gespeichert sind.

Anders als öffentliche KI-Dienste wie ChatGPT arbeitet Copilot nicht nur mit allgemeinem Wissen aus dem Internet. Er greift auf die E-Mails, Dokumente, Kalendereinträge, Chats und Meetings zu, die in Ihrer Microsoft 365 Umgebung vorhanden sind. Dadurch kann er Antworten liefern, die auf den spezifischen Kontext Ihres Unternehmens zugeschnitten sind. Diese Integration macht den fundamentalen Unterschied: Während allgemeine KI-Assistenten generische Antworten geben, liefert Copilot Ergebnisse, die auf Ihrem tatsächlichen Geschäftskontext basieren.

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Copilot in den Microsoft 365 Anwendungen

Microsoft 365 Copilot ist tief in zahlreiche Anwendungen integriert und bietet jeweils anwendungsspezifische Funktionen, die auf die typischen Aufgaben zugeschnitten sind. In Word unterstützt er beim Entwerfen, Zusammenfassen und Umformulieren von Texten oder erstellt Dokumente auf Basis vorhandener Informationen. Der neue Word Agent mit Work IQ organisiert komplexe Informationen in klare, gut geschriebene Dokumente und ist besonders geeignet für strategische Pläne, Policy-Dokumente und technische Papiere.

• In Excel analysiert Copilot Daten, generiert Formeln, erkennt Trends und erstellt Visualisierungen. Der im September 2025 eingeführte Agent Mode ermöglicht es, mehrstufige Analysen und komplexe Datenmanipulationen durchzuführen, wobei Copilot iterativ mit Ihnen zusammenarbeitet. PowerPoint profitiert vom PowerPoint Agent, der Präsentationen mit durchdachtem Storytelling und visueller Struktur erstellt, besonders hilfreich für Executive Decks und strategische Updates.
• Outlook wird durch Copilot zum intelligenten Kommunikationszentrum. Seit Januar 2026 versteht Copilot Chat den gesamten Posteingang und Kalender, nicht nur einzelne E-Mails. Das bedeutet: Anfragen wie „Welche offenen Aufgaben habe ich aus meinen E-Mails der letzten Woche?" werden mit einer umfassenden Übersicht beantwortet, die den Kontext über mehrere Nachrichten hinweg versteht.
• In Teams erstellt Copilot Meeting-Zusammenfassungen, extrahiert Aufgaben und fasst lange Chat-Verläufe zusammen. Die im November 2025 eingeführte Teams Mode-Funktion ermöglicht es, individuelle Copilot-Gespräche in Gruppen-KI-Chats umzuwandeln, sodass mehrere Kollegen gleichzeitig mit demselben Copilot-Kontext arbeiten können.

Zusätzlich durchsucht Copilot SharePoint und OneDrive nach Dokumenten und fasst Inhalte zusammen, strukturiert Notizen in OneNote und bietet über Copilot Chat eine zentrale Oberfläche für anwendungsübergreifende Anfragen. Seit Januar 2026 kann Copilot Chat Dateien wie Word, Excel, PowerPoint, PDF, Text, JSON und XML verstehen und Erkenntnisse sowohl aus E-Mail-Inhalten als auch aus angehängten Dateien gewinnen.

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Abgrenzung: Welche Copilot-Varianten gibt es?

Microsoft bietet verschiedene Copilot-Produkte an, die sich in Funktionsumfang und Zielgruppe fundamental unterscheiden. Der kostenlose Copilot ist in Windows 11 und dem Edge-Browser integriert und beantwortet allgemeine Fragen, hat aber keinen Zugriff auf Unternehmensdaten. Copilot Pro richtet sich an Privatpersonen mit Microsoft 365 Personal oder Family Abonnement und bietet erweiterte KI-Funktionen in den Office-Apps, jedoch ohne Anbindung an Unternehmensdaten.

Für Unternehmen relevanter ist Microsoft 365 Copilot – die Unternehmensversion mit vollem Zugriff auf die Microsoft 365 Umgebung. Diese ist verfügbar als Copilot Business für KMU mit bis zu 300 Nutzern oder als Enterprise-Variante für größere Organisationen ohne Nutzerbeschränkung. Nur diese Version greift auf die Unternehmensdaten im Microsoft Graph zu und liefert damit kontextbezogene, geschäftsrelevante Antworten.

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ChatGPT vs. Microsoft 365 Copilot: Der fundamentale Unterschied

Viele Unternehmen haben bereits Erfahrungen mit öffentlichen KI-Assistenten wie ChatGPT gesammelt und fragen sich nun: Worin unterscheidet sich Microsoft 365 Copilot davon? Ist das nicht im Grunde dasselbe? Die Antwort lautet: Nein, die Unterschiede sind fundamental und betreffen die Wissensbasis, den Datenzugriff, die Sicherheit und die Integration in Geschäftsprozesse.

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ChatGPT: Allgemeines Wissen ohne Unternehmensdaten

ChatGPT ist ein leistungsfähiger KI-Chatbot, der auf einem enormen Datensatz trainiert wurde, der öffentlich verfügbare Informationen aus dem Internet umfasst. Er kann allgemeine Fragen beantworten, Texte verfassen, Code generieren und kreative Inhalte erstellen. Allerdings kennt ChatGPT Ihr Unternehmen nicht: Er hat keinen Zugriff auf Ihre E-Mails, Dokumente, Meetings oder interne Datenbanken. Wenn Sie ChatGPT fragen „Fasse das Projekt Website-Relaunch zusammen", kann er nur mit den Informationen arbeiten, die Sie ihm explizit mitteilen.

Zudem werden bei der kostenlosen Version von ChatGPT die eingegebenen Daten zum Training der KI-Modelle verwendet – eine Praxis, die für Unternehmensdaten problematisch ist. Zwar bietet OpenAI mit ChatGPT Enterprise eine Version mit erweiterten Datenschutzfunktionen an, doch auch diese arbeitet als separates Tool ohne Integration in die bestehende Unternehmenslandschaft.

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Microsoft 365 Copilot: KI mit Zugriff auf Ihr Unternehmenswissen

Microsoft 365 Copilot hingegen ist direkt in Ihre Microsoft 365 Umgebung integriert und greift über den Microsoft Graph auf alle Ihre Unternehmensdaten zu. Das umfasst E-Mails aus Outlook, Dokumente aus SharePoint und OneDrive, Chat-Nachrichten und Meeting-Aufzeichnungen aus Teams, Kalendereinträge und Organisationsdaten. Wenn Sie Copilot die gleiche Frage zum „Projekt Website-Relaunch" stellen, durchsucht er automatisch relevante E-Mails, Dokumente und Teams-Unterhaltungen zu diesem Projekt und liefert eine Zusammenfassung, die auf Ihren tatsächlichen Daten basiert.

Die Integration geht noch weiter: Copilot arbeitet nicht als separates Tool, sondern ist nahtlos in die Anwendungen eingebettet, die Sie täglich nutzen. In Outlook hilft er beim E-Mail-Management, in Excel bei der Datenanalyse, in Word beim Dokumentenschreiben. Sie müssen nicht zwischen verschiedenen Tools wechseln oder Kontext manuell übertragen – Copilot versteht den Kontext automatisch.

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Datenschutz und Compliance: Ein entscheidender Unterschied

Der Datenschutz ist ein weiterer fundamentaler Unterschied. Microsoft 365 Copilot unterliegt strengen Enterprise-Datenschutzstandards: Ihre Daten werden nicht zum Training der KI-Modelle verwendet, sie bleiben seit Februar 2025 durch die EU Data Boundary vollständig in der EU, und Copilot respektiert bestehende Berechtigungen – Mitarbeitende sehen nur Informationen, auf die sie ohnehin Zugriff haben. Diese Sicherheitsarchitektur erfüllt die DSGVO-Anforderungen und wurde vom Hessischen Datenschutzbeauftragten im November 2025 bestätigt. Mehr dazu im Abschnitt Datenschutz.

ChatGPT – selbst in der Enterprise-Version – ist ein eigenständiger Cloud-Dienst, der nicht mit Ihren bestehenden Berechtigungsstrukturen verbunden ist. Die Kontrolle, wer welche Informationen sehen darf, muss manuell verwaltet werden, was bei komplexen Organisationsstrukturen schnell unpraktikabel wird.

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Vergleich im Überblick

Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten Unterschiede zusammen:

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Wann welches Tool nutzen?

Beide Tools haben ihre Berechtigung – für unterschiedliche Anwendungsfälle. ChatGPT eignet sich gut für allgemeine Recherchen, kreatives Brainstorming ohne vertrauliche Daten, Lernzwecke und Experimente mit KI-Funktionen sowie für Aufgaben ohne Bezug zu Unternehmensdaten.

Microsoft 365 Copilot hingegen ist die richtige Wahl für E-Mail- und Meeting-Management im Unternehmenskontext, Arbeit mit internen Dokumenten und Daten, Analysen basierend auf Unternehmensinformationen, Aufgaben, die Compliance und Datenschutz erfordern, sowie für die Integration von KI in bestehende Geschäftsprozesse.

Viele Unternehmen nutzen beide parallel: ChatGPT für explorative, nicht-sensitive Aufgaben und Microsoft 365 Copilot für die produktive Arbeit mit Unternehmensdaten. Entscheidend ist, die jeweiligen Stärken zu verstehen und das richtige Tool für den jeweiligen Zweck einzusetzen – und dabei stets die Datensensibilität zu berücksichtigen.

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Wie Copilot auf Unternehmenswissen zugreift: Microsoft Graph und Work IQ

Der entscheidende Unterschied zwischen Microsoft 365 Copilot und anderen KI-Assistenten liegt in der intelligenten Anbindung an Ihre Unternehmensdaten. Copilot arbeitet nicht isoliert, sondern nutzt die Informationen, die bereits in Ihrer Microsoft 365 Umgebung vorhanden sind, und versteht durch Work IQ den Kontext Ihrer Arbeit.

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Microsoft Graph als Datenbasis

Microsoft Graph ist die zentrale Schnittstelle, über die Copilot auf Ihre Unternehmensdaten zugreift. Er verbindet Informationen aus verschiedenen Quellen und schafft eine einheitliche Sicht auf Ihr organisationales Wissen. Das umfasst E-Mails und Kalendereinträge aus Exchange, Dokumente aus SharePoint und OneDrive, Chat-Nachrichten und Meeting-Aufzeichnungen aus Teams sowie Kontakte und Organisationsdaten aus dem Azure Active Directory bzw. Entra ID.

Wenn Sie Copilot beispielsweise bitten, eine Zusammenfassung zum Projekt „Website-Relaunch" zu erstellen, durchsucht er automatisch relevante E-Mails, Dokumente und Teams-Unterhaltungen zu diesem Thema. Das Ergebnis ist eine Antwort, die auf dem tatsächlichen Stand Ihres Projekts basiert – nicht auf allgemeinen Informationen oder Annahmen. Diese Integration in Ihre bestehende Datenlandschaft macht Copilot zu einem echten Assistenten, der Ihren Unternehmenskontext versteht.

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Work IQ: Die neue Intelligenzschicht

Mit der Microsoft Ignite 2025 hat Microsoft Work IQ vorgestellt – eine Intelligenzschicht, die Copilot noch leistungsfähiger macht und über die reine Datenabfrage hinausgeht. Work IQ versteht den Kontext Ihrer Arbeit durch drei wesentliche Säulen: Data, Memory und Interference.

Work IQ verknüpft Kontext, Arbeitsmuster und Zusammenhänge. Es versteht, an welchen Projekten Sie arbeiten, mit welchen Personen Sie zusammenarbeiten und welche Themen für Sie relevant sind. Das System lernt Ihren Arbeitsstil kennen – etwa welche Formulierungen Sie bevorzugen oder wie Sie Dokumente strukturieren. Work IQ erkennt Verbindungen zwischen verschiedenen Informationen, die auf den ersten Blick nicht offensichtlich sind, und kann dadurch intelligentere, kontextbewusstere Empfehlungen geben.

In der Praxis bedeutet das: Copilot kann nicht nur Ihre Fragen beantworten, sondern proaktiv Vorschläge machen. Er erkennt beispielsweise, dass Sie sich auf ein Meeting vorbereiten müssen, und bietet relevante Informationen an, bevor Sie danach fragen. Diese vorausschauende Unterstützung unterscheidet Work IQ von traditionellen Suchfunktionen und macht Copilot zu einem echten intelligenten Assistenten.

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Berechtigungen werden respektiert

Ein fundamentaler Aspekt für die Sicherheit: Copilot zeigt Ihnen nur Informationen, auf die Sie bereits Zugriff haben. Die bestehenden Berechtigungen in SharePoint, OneDrive und anderen Diensten bleiben vollständig erhalten und werden von Copilot strikt respektiert. Wenn ein Dokument für Sie nicht freigegeben ist, kann Copilot dessen Inhalt auch nicht in seine Antworten einbeziehen. Diese Zugriffskontrolle erfolgt in Echtzeit und stellt sicher, dass die Informationssicherheit gewahrt bleibt.

Das bedeutet allerdings auch: Wenn Berechtigungen in Ihrem Unternehmen zu großzügig vergeben wurden – etwa durch „Jeder in der Organisation"-Links oder überbreite SharePoint-Berechtigungen – könnte Copilot Informationen anzeigen, die einzelne Mitarbeitende eigentlich nicht sehen sollten. Die Einführung von Copilot ist daher ein strategisch günstiger Anlass, das Berechtigungskonzept zu überprüfen und zu bereinigen. Seit November 2025 unterstützen Tools wie Agent Insights mit SharePoint Advanced Management dabei, mandantenweite Transparenz über die Agent-Aktivität zu gewinnen und Governance zu stärken.

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Die Funktionen von Microsoft 365 Copilot im Überblick

Microsoft 365 Copilot unterstützt Sie in den Anwendungen, die Sie täglich nutzen. Je nach App bietet er unterschiedliche Funktionen, die auf die jeweiligen Aufgaben zugeschnitten sind und die Produktivität nachweislich steigern.

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Copilot in Outlook: Intelligentes E-Mail-Management

E-Mails gehören für die meisten Wissensarbeiter zum Alltag – Studien zeigen, dass Berufstätige durchschnittlich zwei bis drei Stunden täglich mit E-Mails verbringen. Copilot in Outlook hilft dabei, den Posteingang deutlich effizienter zu bearbeiten. Bei langen E-Mail-Verläufen fasst Copilot die wichtigsten Punkte zusammen und extrahiert Entscheidungen, offene Fragen und Aktionspunkte. Er schlägt Antworttexte vor, die Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können, wobei Tonalität und Länge flexibel gesteuert werden können.

Die Posteingang-Priorisierung identifiziert wichtige Nachrichten basierend auf Absender, Inhalt und Dringlichkeit. Bei der Kalender-Verwaltung unterstützt Copilot durch Agenda-Vorschläge für Meetings und hilft bei der Koordination passender Zeitfenster. Die im Oktober 2025 eingeführte Funktion ermöglicht es, Meetings nach Kategorien zu durchsuchen, wobei alle getaggten Meetings mit wichtigen Details angezeigt werden.

Seit Anfang 2026 versteht Copilot in Outlook auch den gesamten Posteingang und Kalender – nicht nur einzelne E-Mails. Diese erweiterte Reasoning-Fähigkeit macht Copilot zu einem echten Kommunikationsassistenten. Sie können Fragen stellen wie „Welche offenen Aufgaben habe ich aus meinen E-Mails der letzten Woche?" oder „Fasse die wichtigsten E-Mails von Kunde X diese Woche zusammen" und erhalten kontextuelle Antworten, die den gesamten E-Mail-Verkehr berücksichtigen.

Mehr Details finden Sie in unserem Artikel Copilot in Outlook: E-Mail-Management mit KI optimieren.

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Copilot in Excel: KI-gestützte Datenanalyse

Excel ist das Werkzeug für Datenanalyse schlechthin – aber nicht jeder beherrscht komplexe Formeln, Pivot-Tabellen und fortgeschrittene Funktionen. Copilot demokratisiert diese Fähigkeiten und macht fortgeschrittene Datenanalyse für alle zugänglich. Die KI erkennt Muster und Trends in Ihren Daten, identifiziert Ausreißer und generiert Erkenntnisse, die sonst möglicherweise übersehen würden.

Bei der Formelerstellung beschreiben Sie einfach, was Sie berechnen möchten, und Copilot generiert die passende Formel – komplett mit Erklärungen. Für Visualisierungen schlägt Copilot geeignete Diagrammtypen vor und erstellt sie, basierend auf den Datencharakteristiken. Sie können Fragen in natürlicher Sprache stellen, etwa „Welcher Monat hatte den höchsten Umsatz?" oder „Zeige mir die Entwicklung der Kosten über das letzte Quartal", und erhalten direkt aussagekräftige Antworten.

Mit dem im September 2025 eingeführten Agent Mode geht Copilot in Excel noch einen Schritt weiter. Das Konzept des „Vibe Working" – wie Microsoft es nennt – ermöglicht es Copilot, mehrstufige Aufgaben selbstständig auszuführen. Er kann ein komplettes Finanzmodell erstellen, Daten umstrukturieren, Validierungen durchführen und iterativ mit Ihnen zusammenarbeiten, bis das Ergebnis Ihren Vorstellungen entspricht. Diese autonomere Arbeitsweise macht komplexe Excel-Aufgaben deutlich schneller und zugänglicher.

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Copilot in Word und PowerPoint: Dokumente und Präsentationen erstellen

Texte schreiben und Präsentationen erstellen sind zeitintensive Aufgaben, bei denen Copilot besonders viel Zeit spart. In Word erstellt er Textentwürfe auf Basis von Stichpunkten, vorhandenen Dokumenten oder Themenvorgaben. Er fasst bestehende Texte zusammen, formuliert um oder erweitert Inhalte und passt Formatierung sowie Struktur an Ihre Anforderungen an. Mit dem Agent Mode können Sie iterativ an Dokumenten arbeiten – Sie geben Feedback, Copilot überarbeitet, und dieser Dialog-Prozess führt zu qualitativ hochwertigeren Ergebnissen.

Der dedizierte Word Agent, verfügbar über das Frontier-Programm, organisiert komplexe Informationen in klare, gut geschriebene Dokumente. Mit Work IQ kann er fortgeschrittenes Reasoning über Dateien, Meetings, E-Mails und organisationales Wissen hinweg durchführen und hochwertige, relevante Dokumente erstellen, die den Kontext Ihrer Organisation verstehen.

In PowerPoint generiert Copilot Präsentationen aus Textbeschreibungen, wandelt vorhandene Dokumente in Präsentationen um und optimiert Design sowie Layout. Der PowerPoint Agent erstellt Präsentationen mit durchdachtem Storytelling und visueller Struktur. Die im Dezember 2025 eingeführte Funktion „Explain This"ermöglicht es, Elemente auf Folien zu markieren und sofort detaillierte, kontextuelle Erklärungen zu erhalten – besonders hilfreich, wenn Sie Präsentationen von Kollegen übernehmen müssen.

Ein typischer Anwendungsfall: Sie haben einen ausführlichen Bericht in Word und benötigen eine Präsentation für die Geschäftsführung. Copilot kann die Kernaussagen extrahieren und in eine strukturierte PowerPoint-Präsentation überführen – inklusive passender Visualisierungen und angepasst an die Zielgruppe. Dieser Workflow spart nicht nur Zeit, sondern stellt auch sicher, dass die Konsistenz zwischen verschiedenen Dokumentformaten gewahrt bleibt.

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Copilot in Microsoft Teams: Meetings produktiver gestalten

Meetings sind ein wesentlicher Teil der Zusammenarbeit – in vielen Unternehmen verbringen Mitarbeitende einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit in Besprechungen. Das eigentliche Problem ist dabei oft nicht das Meeting selbst, sondern der Aufwand drumherum: Protokolle schreiben, Aufgaben dokumentieren, verpasste Meetings nachbereiten. Copilot in Teams adressiert genau diese Schmerzpunkte.

Nach einem Meeting erstellt Copilot automatisch eine strukturierte Zusammenfassung mit den wichtigsten besprochenen Punkten, getroffenen Entscheidungen, offenen Fragen und nächsten Schritten. Seit Ende 2025 bietet Copilot anpassbare Meeting-Vorlagen: Speaker Summary (nach Teilnehmenden geordnet), Executive Summary (Fokus auf Kernentscheidungen) oder Action Items (Konzentration auf Aufgaben). Teams können eigene Vorlagen erstellen, die gespeichert und wiederverwendet werden können.

Die Aufgabenextraktion identifiziert besprochene Aufgaben und die zuständigen Personen, und diese können direkt in Microsoft To-Do oder Planner übernommen werden. Wenn Sie ein Meeting nicht besuchen konnten, liefert Copilot eine umfassende Zusammenfassung und beantwortet gezielt Fragen wie „Wurde ich erwähnt?" oder „Gibt es offene Punkte, die mich betreffen?" Bei langen Chat-Verläufen in Teams-Kanälen oder Gruppenchats fasst Copilot die wichtigsten Diskussionspunkte, getroffene Entscheidungen und offene Fragen zusammen.

Besonders praktisch: Copilot kann auch während eines laufenden Meetings genutzt werden. Sie können fragen „Was wurde bisher zu Thema X besprochen?" und erhalten eine Zusammenfassung in Echtzeit. Die im November 2025 eingeführte Teams Mode-Funktion ermöglicht es, individuelle Copilot-Gespräche in Gruppen-KI-Chats umzuwandeln, sodass mehrere Kollegen gleichzeitig mit demselben Copilot-Kontext arbeiten und gemeinsam Probleme lösen können.

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Copilot Agenten: KI-Assistenten für spezialisierte Aufgaben

Neben den integrierten Funktionen in den Office-Apps bietet Microsoft 365 Copilot auch sogenannte Agenten. Das sind spezialisierte KI-Assistenten, die für bestimmte Aufgaben oder Fachbereiche optimiert sind und über den allgemeinen Copilot hinausgehen.

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Was sind Copilot Agenten?

Copilot Agenten sind KI-gestützte Assistenten, die auf spezifische Datenquellen zugreifen, bestimmte Workflows automatisieren und auf definierte Anwendungsfälle spezialisiert sind. Sie unterscheiden sich vom allgemeinen Copilot durch ihre fokussierte Expertise und die Fähigkeit, domänenspezifisches Wissen zu integrieren.

Microsoft unterscheidet zwei wesentliche Kategorien. Inkludierte Agenten sind bereits in Microsoft 365 Copilot enthalten und umfassen spezialisierte Assistenten wie den Researcher Agent, der bei umfangreichen Recherchen unterstützt, oder den Facilitator Agent, der bei der Meeting-Vorbereitung und -Moderation hilft. Diese Agenten werden kontinuierlich von Microsoft erweitert und verbessert.

Eigene Agenten können Unternehmen mit Copilot Studio erstellen, die auf ihre spezifischen Anforderungen zugeschnitten sind. Diese Custom Agents greifen auf unternehmensspezifische Datenquellen zu und implementieren individuelle Geschäftslogik. Seit Januar 2026 können Maker bis zu 1000 Dokumente pro Agent hochladen – fünfmal mehr als zuvor –, was die Wissensbasis erheblich erweitert.

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Anwendungsbeispiele für Copilot Agenten

Agenten eignen sich besonders für wiederkehrende Aufgaben und spezialisierte Anwendungsfälle, die domänenspezifisches Wissen erfordern. Ein HR-Agent beantwortet Fragen zu Urlaubsregelungen, Reisekostenrichtlinien oder dem Onboarding-Prozess basierend auf internen Dokumenten und Richtlinien. Er kann neue Mitarbeitende durch den Onboarding-Prozess führen und häufige Fragen beantworten, ohne dass die HR-Abteilung jedes Mal manuell eingreifen muss.

Ein IT-Support-Agent hilft Mitarbeitenden bei häufigen IT-Problemen, verweist auf relevante Anleitungen und kann einfache Troubleshooting-Schritte durchführen. Das entlastet den IT-Support erheblich bei Routine-Anfragen. Ein Vertriebs-Agent fasst Kundeninformationen aus CRM, E-Mails und früheren Meetings zusammen und bereitet Verkaufsgespräche vor, indem er relevante Kontext-Informationen bereitstellt.

Ein Projekt-Agent gibt Auskunft zum Status laufender Projekte basierend auf SharePoint-Daten, Teams-Unterhaltungen und Projektmanagement-Tools. Er kann Statusberichte generieren und Stakeholder über Fortschritte informieren. Der Vorteil all dieser Agenten: Sie können Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenführen und so Anfragen beantworten, die sonst manuelle Recherche über mehrere Systeme hinweg erfordern würden.

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Eigene Agenten mit Copilot Studio erstellen

Mit Copilot Studio können Unternehmen ohne umfangreiche Programmierkenntnisse eigene Agenten erstellen. Die No-Code/Low-Code-Plattform bietet einen visuellen Editor, mit dem sich Agenten konfigurieren lassen. Sie können Datenquellen definieren – SharePoint-Bibliotheken, Websites, interne Datenbanken oder externe APIs –, Verhaltensweisen festlegen, Antwortvorlagen erstellen und die Integration in Teams und andere Kanäle konfigurieren.

Die Plattform nutzt seit Dezember 2025 GPT-5 Chat für Antworten in Agents, die mit dem Agent Builder erstellt wurden, was unmittelbare Verbesserungen bei Geschwindigkeit, Qualität und Genauigkeit bringt. Maker können Agents, die in Agent Builder erstellt wurden, nahtlos in die vollständige Copilot Studio-Anwendung übertragen, um Prototypen schnell zu starten und dann in vollständig verwaltete, enterprise-ready Copilot Studio Agents zu erweitern.

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Copilot Studio ist als eigenständiges Produkt verfügbar, aber auch in Microsoft 365 Copilot enthalten – mit bestimmten Nutzungskontingenten, die für die meisten mittelständischen Unternehmen ausreichend sind. Für Unternehmen mit erhöhten Anforderungen gibt es Premium-Lizenzen.

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Microsoft 365 Copilot Business: Das neue Angebot für KMU

Seit dem 1. Dezember 2025 bietet Microsoft mit Copilot Business eine Lizenz speziell für kleine und mittelständische Unternehmen an. Das Angebot richtet sich an Organisationen mit weniger als 300 Nutzern und macht den KI-Assistenten deutlich zugänglicher – ein entscheidender Schritt zur Demokratisierung von Enterprise-KI.

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Gleicher Funktionsumfang, günstigerer Preis

Copilot Business ist kein abgespecktes Produkt oder eine Feature-reduzierte Variante. Unternehmen erhalten den gleichen vollständigen Funktionsumfang wie bei der Enterprise-Variante: volle Integration in alle Microsoft 365 Apps (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, OneNote), Zugriff auf Microsoft Graph und alle Unternehmensdaten, Copilot Chat für anwendungsübergreifende Anfragen, Copilot Agenten und vollständigen Zugang zu Copilot Studio sowie Enterprise Data Protection für Datenschutz und Compliance.

Der fundamentale Unterschied liegt im Preis und in der Zielgruppe: Copilot Business kostet rund 30 Prozent weniger als die Enterprise-Version – 19,70 Euro statt 28,10 Euro pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung – und ist auf Unternehmen mit bis zu 300 Nutzern beschränkt. Für ein mittelständisches Unternehmen mit 50 Mitarbeitenden bedeutet diese Preisdifferenz eine Ersparnis von über 5.000 Euro pro Jahr, was Copilot für viele KMU erstmals wirtschaftlich attraktiv macht.

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Voraussetzungen für Copilot Business

Um Copilot Business nutzen zu können, benötigen Sie eine der folgenden Microsoft 365 Lizenzen: Microsoft 365 Business Basic für Unternehmen, die primär die Web-Versionen nutzen, Business Standard für Unternehmen, die auch Desktop-Anwendungen benötigen, oder Business Premium für Unternehmen mit erhöhten Sicherheits- und Compliance-Anforderungen.

Die Copilot-Lizenz wird als Add-on zu diesen Basisplänen erworben. Alternativ bietet Microsoft Bundles an, bei denen die Microsoft 365 Lizenz und Copilot Business kombiniert und zu günstigen Konditionen angeboten werden. Diese Bundles erleichtern die Beschaffung und bieten oft bessere Preise als der separate Erwerb der Komponenten.

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Bundles für den einfachen Einstieg

Microsoft hat die Lizenzierung mit Bundles vereinfacht, die für verschiedene Unternehmensgrößen und -anforderungen optimiert sind. Business Basic + Copilot Business eignet sich für Unternehmen, die primär die Web-Versionen der Office-Apps nutzen und keine lokalen Installationen benötigen. Business Standard + Copilot Business ist die beliebteste Kombination für Unternehmen, die auch die Desktop-Anwendungen mit vollem Funktionsumfang benötigen. Business Premium + Copilot Business richtet sich an Unternehmen mit erhöhten Sicherheitsanforderungen, die erweiterte Bedrohungsschutzfunktionen und Device Management benötigen.

Diese Bundle-Struktur macht die Entscheidung für Copilot einfacher und transparenter, da Unternehmen nicht mehr zwischen verschiedenen Einzellizenzen jonglieren müssen, sondern eine passende Komplettlösung wählen können.

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Kosten und Lizenzmodelle für den Mittelstand

Die Kosten sind für viele Unternehmen ein entscheidender Faktor bei der Einführung von Microsoft 365 Copilot. Mit dem neuen Business-Angebot hat Microsoft die Preise für KMU deutlich gesenkt und die Wirtschaftlichkeitsrechnung erheblich verbessert.

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Aktuelle Preise für Copilot Business

Copilot Business als Add-on kostet 19,70 Euro pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung oder 20,69 Euro pro Nutzer und Monat bei monatlicher Zahlung mit Jahresbindung. Zum Vergleich: Die Enterprise-Variante Microsoft 365 Copilot kostet 28,10 Euro pro Nutzer und Monat. Dieser Preisunterschied von rund 30 Prozent macht für mittelständische Unternehmen einen erheblichen Unterschied in der Budgetplanung.

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Einführungsrabatte bis März 2026

Zur Einführung von Copilot Business bietet Microsoft befristete Rabatte für Unternehmen mit 1 bis 300 Lizenzen, gültig vom 1. Dezember 2025 bis zum 31. März 2026.

Diese umfassen unter anderem:

• 15 % Rabatt auf Copilot Business als Einzel-Add-on, wodurch sich der effektive Preis auf ca. 16,70–17,00 € pro Nutzer und Monat reduziert (bei jährlicher Abrechnung).
• 35 % Rabatt auf das Bundle „Microsoft 365 Business Standard + Copilot Business“, was einem Gesamtpreis von rund 20–22 € pro Nutzer und Monat entspricht.
• 25 % Rabatt auf das Bundle „Microsoft 365 Business Premium + Copilot Business“, mit einem effektiven Preis von ca. 30–32 € pro Nutzer und Monat.
  

Zusätzlich bietet Microsoft im Aktionszeitraum 50 % Rabatt auf das Microsoft-Purview-Add-on für Unternehmen, die erweiterte Compliance- und Datenschutzfunktionen benötigen.

Diese Einführungsrabatte stellen einen strategisch günstigen Einstiegszeitpunkt dar. Unternehmen, die ohnehin einen Wechsel zu Microsoft 365 oder ein Lizenz-Upgrade planen, können durch die Bundle-Angebote deutlich sparen, bevor wieder die regulären Preise greifen.

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Hinweis: Alle Preise verstehen sich zzgl. gesetzlicher Mehrwertsteuer. Keine Gewähr für Aktualität und Genauigkeit der aufgeführten Preise. Maßgeblich sind die jeweils aktuellen Preisangaben in der offiziellen Microsoft-Dokumentation.

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Wichtig: Microsoft 365 Preiserhöhung ab Juli 2026

Für die langfristige Budgetplanung ist eine weitere Ankündigung relevant: Microsoft hat am 4. Dezember 2025 bekannt gegeben, dass die Preise für kommerzielle Microsoft-365-Suite-Abonnements ab dem 1. Juli 2026 erhöht werden.

Diese Anpassung betrifft die Basislizenzen, auf denen Copilot aufbaut:

• Microsoft 365 E3 steigt von umgerechnet ca. 33 € auf rund 36 € pro Nutzer und Monat
• Microsoft 365 E5 erhöht sich von etwa 52 € auf rund 55 € pro Nutzer und Monat
• Einige Frontline-Pläne verteuern sich um bis zu 33 %
  

Die Preiserhöhungen gelten für Neukunden sowie Vertragsverlängerungen ab dem 1. Juli 2026. Microsoft begründet diesen Schritt mit dem erweiterten Funktionsumfang durch Copilot-KI, stärker integrierter Sicherheit sowie zusätzlichen Intune- und Endpoint-Management-Funktionen.

Für Unternehmen bedeutet dies: Die Gesamtkosten aus Microsoft-365-Basislizenz und Copilot-Add-on werden ab Juli 2026 spürbar steigen und sollten frühzeitig in die Budget- und Lizenzplanung einbezogen werden.

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ROI-Betrachtung: Wann lohnt sich Copilot?

Die Frage, ob sich Copilot rechnet, hängt fundamental von der individuellen Nutzung und der realisierten Zeitersparnis ab. Microsoft und verschiedene unabhängige Studien nennen Zeitersparnisse von durchschnittlich 30 bis 60 Minuten pro Woche und Nutzer. Die tatsächliche Ersparnis hängt stark von der Tätigkeit ab: Knowledge Worker mit viel E-Mail-Kommunikation, häufigen Meetings und regelmäßiger Berichterstellung sehen die höchsten Ersparnisse.

Eine beispielhafte, konservative Rechnung für 50 Nutzer zeigt das Potenzial: Bei Copilot-Kosten von 50 × 19,70 Euro = 985 Euro pro Monat und einer durchschnittlichen Zeitersparnis von nur 45 Minuten pro Woche (3 Stunden pro Monat) ergibt sich bei einem angenommenen Stundensatz von 40 Euro ein Wert von 120 Euro Ersparnis pro Nutzer. Für 50 Nutzer bedeutet das 6.000 Euro Gesamtwert pro Monat, was einen Netto-Produktivitätsgewinn von circa 5.000 Euro pro Monat oder 60.000 Euro pro Jahr ergibt – ein ROI von etwa 500 Prozent.

Diese Rechnung ist natürlich vereinfacht und optimistisch, zeigt aber das erhebliche Potenzial. Selbst bei konservativeren Annahmen – etwa nur 20 Minuten Zeitersparnis pro Woche – übersteigt der Nutzen die Kosten deutlich. Entscheidend ist, dass die Mitarbeitenden Copilot in ihre täglichen Arbeitsabläufe integrieren und nicht als separates Tool betrachten, sondern als natürlichen Teil ihrer Produktivitätsumgebung.

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Datenschutz und Compliance: Copilot DSGVO-konform nutzen

Datenschutz ist bei KI-Anwendungen ein besonders sensibles Thema – insbesondere in Deutschland mit seinen strengen Datenschutzstandards. Die gute Nachricht: Microsoft hat in den letzten Jahren erheblich in Datenschutz und Compliance investiert, und die Rahmenbedingungen für den Einsatz von Copilot haben sich deutlich verbessert.

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EU Data Boundary: Daten bleiben in Europa

Seit Februar 2025 ist die EU Data Boundary vollständig umgesetzt – ein Meilenstein für europäische Datenschutzanforderungen. Das bedeutet konkret: Kundendaten aus Microsoft 365 – einschließlich aller Copilot-Prompts und -Antworten – werden ausschließlich innerhalb der EU bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums gespeichert und verarbeitet. Die Daten verlassen nicht die EU, was die datenschutzrechtliche Bewertung erheblich vereinfacht und die Anforderungen für Drittlandtransfers obsolet macht.

Für deutsche Unternehmen ist das ein fundamentaler Fortschritt gegenüber früheren Jahren, in denen regelmäßig Bedenken bezüglich US-amerikanischer Datenzugriffe bestanden. Die EU Data Boundary schafft rechtliche Klarheit und reduziert Compliance-Risiken erheblich.

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DSGVO-Konformität und Enterprise Data Protection

Microsoft 365 Copilot unterliegt den gleichen strengen Datenschutz- und Sicherheitsverpflichtungen wie die anderen Microsoft 365 Dienste. Microsoft agiert als Auftragsverarbeiter gemäß Artikel 28 DSGVO, und die Verarbeitung erfolgt auf Basis des Data Processing Addendum (DPA), das die DSGVO-Anforderungen detailliert umsetzt.

Ein besonders wichtiger Punkt für Unternehmen: Kundendaten, Prompts und Antworten werden nicht zum Trainieren der zugrundeliegenden KI-Modelle verwendet. Diese Zusage gilt vertraglich und ist in den Nutzungsbedingungen festgeschrieben. Enterprise Data Protection stellt sicher, dass Prompts und Antworten durch die gleichen Schutzmaßnahmen abgesichert sind wie E-Mails und Dokumente in Microsoft 365, einschließlich Verschlüsselung, Zugriffskontrolle und Audit-Logging.

Alle Daten werden sowohl bei der Übertragung (Transport Layer Security) als auch bei der Speicherung (Encryption at Rest) verschlüsselt. Seit Ende 2025 ist Data Loss Prevention (DLP) für Microsoft 365 Copilot für alle Nutzer inkludiert. Diese Echtzeitkontrolle verhindert, dass Copilot eine Antwort zurückgibt, wenn Prompts sensible Daten enthalten, was Datenlecks und Oversharing-Risiken erheblich mindert.

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Bestätigung durch deutsche Aufsichtsbehörden

Im November 2025 hat der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HBDI) nach zehnmonatigen intensiven Verhandlungen mit Microsoft eine wegweisende Einschätzung veröffentlicht: Microsoft 365 lässt sich DSGVO-konform betreiben – wenn Unternehmen bestimmte organisatorische und technische Maßnahmen umsetzen.

Diese positive Einschätzung markiert eine bedeutende Kehrtwende gegenüber früheren, deutlich kritischeren Positionen deutscher Datenschutzbehörden und gilt explizit auch für Copilot. Der umfangreiche 137-seitige Bericht des HBDI analysiert detailliert die Datenschutzaspekte und gibt konkrete Handlungsempfehlungen für Unternehmen.

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Empfehlungen für die Praxis

Trotz der deutlich verbesserten Rahmenbedingungen sollten Unternehmen bei der Einführung von Copilot wichtige Punkte beachten und umsetzen. Eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) ist aufgrund der umfangreichen Datenverarbeitung und der Verknüpfung verschiedener Datenquellen in den meisten Fällen erforderlich. Die DSFA sollte die spezifischen Risiken bewerten und geeignete Schutzmaßnahmen definieren.

Das Berechtigungskonzept muss zudem kritisch geprüft werden: Copilot zeigt nur Informationen an, auf die Nutzer Zugriff haben, aber zu großzügige Berechtigungen können zu unbeabsichtigter Informationsoffenlegung führen (Oversharing-Problem). Die seit November 2025 verfügbaren Agent Insights mit SharePoint Advanced Management helfen dabei, mandantenweite Transparenz über Agent-Aktivität zu gewinnen und Governance zu stärken.

Bei der Einführung von KI-Systemen ist in der Regel eine Abstimmung mit dem Betriebsrat erforderlich, da Copilot potenziell zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle genutzt werden könnte. Eine Betriebsvereinbarung sollte die zulässigen Einsatzzwecke klar regeln. Betroffene Mitarbeitende müssen gemäß Artikel 13/14 DSGVO transparent über die Datenverarbeitung durch Copilot informiert werden.

Ausführliche Informationen zu allen Datenschutzaspekten finden Sie in unserem Artikel Microsoft 365 Copilot und Datenschutz: DSGVO, EU Data Boundary und Compliance.

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Voraussetzungen für die erfolgreiche Einführung von Copilot

Die Einführung von Microsoft 365 Copilot ist mehr als nur der Kauf von Lizenzen und deren Aktivierung. Damit Copilot sein volles Potenzial entfalten kann und messbare Produktivitätsgewinne erzielt werden, müssen bestimmte technische, organisatorische und kulturelle Voraussetzungen erfüllt sein.

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Technische Voraussetzungen

Die Grundvoraussetzung ist eine aktive Microsoft 365 Lizenz. Für Copilot Business sind das Microsoft 365 Business Basic, Standard oder Premium. Die Microsoft 365 Apps sollten auf einem aktuellen Stand sein, da Copilot-Funktionen regelmäßig erweitert werden und über Updates bereitgestellt werden. Der Current Channel erhält neue Funktionen am schnellsten, während der Semi-Annual Channel verzögert, aber stabiler ausrollt.

Eine stabile Internetverbindung mit ausreichender Bandbreite ist erforderlich, da Copilot kontinuierlich mit der Microsoft Cloud kommuniziert. Stellen Sie sicher, dass Ihre Proxy-Konfiguration die notwendigen Microsoft-Endpunkte nicht blockiert und die Kommunikation mit Azure-Diensten erlaubt.

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Datenqualität als Erfolgsfaktor

Copilot ist nur so gut wie die Daten, auf die er zugreifen kann – diese Grundregel lässt sich nicht oft genug betonen. Wenn Ihre Unternehmensdaten unstrukturiert auf lokalen Festplatten liegen, SharePoint-Bibliotheken nicht gepflegt sind oder wichtige Informationen nur auf Papier existieren, kann Copilot sein Potenzial nicht ansatzweise ausschöpfen. Die Datenqualität ist der wichtigste Erfolgsfaktor für Copilot.

SharePoint als zentrale Wissensbasis sollte gut organisiert sein. Dokumente sollten in SharePoint-Bibliotheken mit aussagekräftigen Dateinamen, relevanten Metadaten und einer logischen Ordnerstruktur organisiert sein. Je besser die Dokumente verschlagwortet und kategorisiert sind, desto präziser kann Copilot relevante Informationen finden und in seine Antworten einbeziehen.

OneDrive für persönliche Dateien ist ebenso wichtig: Auch persönliche Arbeitsdokumente sollten in OneDrive gespeichert sein, damit Copilot darauf zugreifen kann. Das E-Mail-Archiv sollte in Exchange verfügbar sein, nicht nur lokal gespeichert. Die Teams-Nutzung ist essentiell für Meeting-Zusammenfassungen, die nur funktionieren, wenn Meetings über Teams stattfinden und Transkription aktiviert ist.

Der im November 2025 eingeführte SharePoint Admin Agent unterstützt Administratoren dabei, organisatorische Inhalte im KI-Zeitalter ordnungsgemäß zu verwalten. Das Tool bietet schrittweise Anleitungen für Admin-Aufgaben und erweiterte Site-Suchfunktionen direkt aus dem SharePoint Admin Center.

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Berechtigungen überprüfen und bereinigen

Vor der Einführung von Copilot sollten Sie Ihr Berechtigungskonzept kritisch und systematisch prüfen: Wer hat Zugriff auf welche SharePoint-Bibliotheken? Gibt es Links mit der problematischen Einstellung „Jeder in der Organisation"? Sind sensible Dokumente entsprechend geschützt? Gibt es historisch gewachsene Berechtigungen, die nicht mehr aktuell sind?

SharePoint Advanced Management (SAM), das in der Copilot-Lizenz enthalten ist, bietet umfassende Tools zur Analyse und Bereinigung von Berechtigungen. Die Reports zeigen Websites mit breiten Berechtigungen, Dokumente mit „Everyone"-Freigaben und inaktive Websites mit veralteten Berechtigungen. Die Agent Insights ergänzen diese Funktionalität mit mandantenweiter Sicht auf Agent-Aktivität und helfen, potenzielle Risikobereiche zu identifizieren.

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Change Management ist entscheidend

Technologie allein bringt keine Produktivitätssteigerung – dieser Grundsatz gilt besonders für KI-Assistenten. Die Mitarbeitenden müssen Copilot verstehen, akzeptieren und in ihre täglichen Arbeitsabläufe integrieren. Ohne effektives Change Management bleiben Lizenzen ungenutzt oder werden nur sporadisch eingesetzt.

Schulungen sollten nicht nur zeigen, wie Copilot technisch funktioniert, sondern konkrete Use Cases für die verschiedenen Rollen im Unternehmen aufzeigen. Identifizieren Sie konkrete Anwendungsfälle für Ihre Organisation: Welche wiederkehrenden Aufgaben können automatisiert werden? Wo gibt es die größten Zeitfresser? Starten Sie mit einer Pilotphase: Beginnen Sie mit einer kleinen Gruppe von Early Adopters, sammeln Sie systematisch Erfahrungen und Best Practices, und rollen Sie dann basierend auf diesem Feedback breiter aus.

Die Einbindung von Führungskräften ist besonders wichtig: Wenn die Führungsebene Copilot sichtbar nutzt und den Mehrwert kommuniziert, steigt die Akzeptanz im gesamten Unternehmen erheblich. Führungskräfte sollten als Vorbilder fungieren und ihre positiven Erfahrungen teilen.

Mehr zur erfolgreichen Einführung, zur Optimierung Ihrer Datenlandschaft und zu einem strukturierten Rollout-Plan erfahren Sie in unserem Artikel Microsoft 365 Copilot einführen: SharePoint als Wissensbasis für die KI.

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Für wen eignet sich Microsoft 365 Copilot?

Microsoft 365 Copilot bietet großes Potenzial zur Produktivitätssteigerung – aber nicht für jedes Unternehmen ist der Einstieg zum jetzigen Zeitpunkt gleichermaßen sinnvoll. Eine realistische Einschätzung der eigenen Situation hilft, die richtige Entscheidung zu treffen.

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Gute Voraussetzungen für Copilot

Unternehmen, die Microsoft 365 bereits intensiv nutzen, haben die beste Ausgangslage. Wenn Ihre Organisation E-Mails über Outlook verwaltet, Dokumente strukturiert in SharePoint speichert und Meetings regelmäßig über Teams durchführt, ist die Grundlage für Copilot bereits geschaffen. Die Daten liegen vor, die Prozesse existieren, und Copilot kann unmittelbar Mehrwert liefern.

Teams mit hohem E-Mail- und Meeting-Aufkommen profitieren besonders stark. Hier ist das Einsparpotenzial durch automatische Zusammenfassungen, intelligente Priorisierung und automatisierte Antwortentwürfe besonders groß. Wissensarbeiter, die viel mit Dokumenten, Präsentationen, Datenanalysen und Kommunikation arbeiten, erzielen die höchsten Produktivitätsgewinne von den Copilot-Funktionen.

Unternehmen mit Fachkräftemangel können Copilot strategisch einsetzen: Wenn qualifizierte Mitarbeitende fehlen oder schwer zu rekrutieren sind, kann Copilot helfen, die vorhandene Belegschaft produktiver zu machen und Engpässe zu mildern. Die KI ersetzt keine Fachkräfte, aber sie entlastet sie bei Routineaufgaben und ermöglicht Fokussierung auf höherwertige Tätigkeiten.

Unternehmen in Wachstumsphasen können mit Copilot mehr Aufgaben mit dem bestehenden Team bewältigen, ohne proportional mehr Personal einzustellen. Das erleichtert skalierbares Wachstum bei kontrollierten Kosten.

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Weniger geeignete Szenarien

Unternehmen ohne digitale Datenbasis haben die schwierigste Ausgangslage. Wenn wichtige Informationen nur auf Papier existieren, auf lokalen Festplatten liegen oder SharePoint überhaupt nicht genutzt wird, kann Copilot wenig ausrichten. In diesem Fall sollte zunächst die Digitalisierung und Strukturierung der Daten angegangen werden, bevor Copilot eingeführt wird.

Organisationen mit sehr sensiblen Daten und besonders strengen Vertraulichkeitsanforderungen – etwa Berufsgeheimnisträger wie Anwälte, Ärzte oder Steuerberater – sollten eine besonders sorgfältige Prüfung vornehmen und möglicherweise einen phasenweisen Ansatz wählen, der zunächst nur unkritische Bereiche einbezieht.

Teams mit wenig Büroarbeit profitieren weniger von Copilot. Für Tätigkeiten, die primär außerhalb von Office-Anwendungen stattfinden – etwa in der Produktion, Logistik oder im handwerklichen Bereich – bietet Copilot in seiner aktuellen Form begrenzten direkten Mehrwert, auch wenn indirekte Vorteile durch effizientere Verwaltung existieren.

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Häufige Fragen rund um Microsoft 365 Copilot für KMU

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Was kostet Microsoft 365 Copilot für kleine Unternehmen?

Microsoft 365 Copilot Business kostet 19,70 Euro pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Bis März 2026 bietet Microsoft befristete Einführungsrabatte von bis zu 35 Prozent auf Bundles mit Microsoft 365 Business Standard oder Premium an. Der rabattierte Preis für das Bundle Business Standard + Copilot Business liegt bei circa 20 Euro pro Nutzer und Monat. Ab Juli 2026 werden die Preise für Microsoft 365 Basislizenzen erhöht, was die Gesamtkosten beeinflusst.

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Welche Microsoft 365 Lizenz brauche ich für Copilot?

Für Copilot Business benötigen Sie Microsoft 365 Business Basic, Business Standard oder Business Premium. Die Copilot-Lizenz wird als Add-on zu diesen Basisplänen erworben oder ist in Bundles mit den Business-Plänen erhältlich. Für die Enterprise-Variante benötigen Sie Microsoft 365 E3 oder E5.

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Ist Microsoft 365 Copilot DSGVO-konform?

Microsoft 365 Copilot entspricht den DSGVO-Anforderungen und wird seit Februar 2025 vollständig innerhalb der EU Data Boundary betrieben. Kundendaten werden nicht für das Training der KI-Modelle verwendet. Der Hessische Datenschutzbeauftragte bestätigte im November 2025, dass Microsoft 365 einschließlich Copilot DSGVO-konform betrieben werden kann. Unternehmen sollten dennoch eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchführen und organisatorische Maßnahmen umsetzen.

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Was ist der Unterschied zwischen Copilot und ChatGPT?

Microsoft 365 Copilot ist in die Office-Anwendungen integriert und greift auf Ihre Unternehmensdaten über Microsoft Graph zu. ChatGPT ist ein allgemeiner KI-Chatbot ohne Zugriff auf interne Unternehmensdaten. Copilot liefert dadurch Antworten, die auf den spezifischen Kontext Ihres Unternehmens zugeschnitten sind, während ChatGPT nur mit allgemeinem Wissen arbeitet.

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Kann ich Copilot nur für einzelne Mitarbeiter kaufen?

Ja, Sie können Copilot-Lizenzen selektiv für einzelne Nutzer erwerben. Es gibt keine Mindestabnahme. Für Copilot Business gilt eine Obergrenze von 300 Lizenzen pro Organisation. Eine strategische Zuweisung an Knowledge Worker, die am meisten profitieren, kann die Kosten-Nutzen-Relation erheblich verbessern.

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Wie lange dauert die Einführung von Copilot?

Die technische Aktivierung der Lizenzen ist innerhalb weniger Stunden möglich. Für eine erfolgreiche Einführung mit Analyse der Datenbasis, Pilotphase, strukturierten Schulungen und Anpassung der Datenstruktur sollten Sie jedoch vier bis acht Wochen einplanen. Die Investition in eine sorgfältige Vorbereitung zahlt sich durch bessere Nutzung und höhere Akzeptanz aus.

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Werden meine Daten zum Training der KI verwendet?

Nein, Microsoft verwendet Ihre Unternehmensdaten, Prompts und Copilot-Antworten nicht zum Training der zugrundeliegenden KI-Modelle. Dies ist vertraglich in den Nutzungsbedingungen festgeschrieben und durch das Enterprise Data Protection Framework abgesichert.

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Was ist Work IQ und wie unterscheidet es sich vom normalen Copilot?

Work IQ ist eine neue Intelligenzschicht, die auf Microsoft Ignite 2025 vorgestellt wurde. Sie geht über die reine Datenabfrage hinaus und versteht den Kontext Ihrer Arbeit durch die Säulen Data, Memory und Interference. Work IQ verknüpft Projekte, Arbeitsmuster und Zusammenhänge, um proaktive Vorschläge zu machen und kontextbewusstere Antworten zu liefern. Die Word und PowerPoint Agents nutzen Work IQ für fortgeschrittenes Reasoning über Ihr organisationales Wissen.