Dokumentenmanagement

Von Papierarbeit zu papierlos – mit dem DMS in der Cloud.

Verträge, Rechnungen, Informationen – Tag für Tag befassen Mitarbeitende sich mit zahlreichen unterschiedlichen Dokumenten. Digitales Dokumentenmanagement ebnet den Weg zum papierlosen Büro – dezentral in der Cloud, anwenderfreundlich in gewohnter Umgebung und GoBD-konform.

Arbeitsprozesse digitalisieren
Rechnungen, Verträge und Dokumente digital verwalten
Dokumente rechtssicher archivieren & Papier sparen
Eine junge Geschäftsfrau mit Tablet im Büro
DIESE UNTERNEHMEN VERTRAUEN D.VELOP DOCUMENTS FOR MICROSOFT 365
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DOKUMENTENMANAGEMENT IN DER CLOUD

Papierlos und dezentral.
Die Vorteile von digitalem Dokumentenmanagement.

Dokumente, Verträge und Informationen dezentral verfügbar – egal wo Sie sind.

Kurz die Projektunterlagen vor dem Meeting einsehen, das Angebot heraussuchen oder die Vertragslaufzeit prüfen - mit einem DMS sparen Sie sich die zeitintensive Recherche in Papierakten. Die dezentrale Bereitstellung in der Cloud ermöglicht den Zugriff auf Dokumente von jedem Standort. In der Cloud betrieben erfordert eine DMS Lösung keine neue Hardware, sondern ermöglicht den Aufbau eines nachhaltigen Systems, das zukunftssicher eingesetzt werden kann.

Eine Geschäftsfrau mit Brille sitzt am Tisch und schaut auf ihren Laptop
Ein Kreativteam aus mehreren Personen sitzt am Konferenztisch.

Arbeitsprozesse automatisieren und Kosten einsparen.

Im Schnitt druckt ein Mitarbeiter pro Jahr Dokumente für mehr als 300 Euro. Die Buchhaltung verbringt täglich bis zu 3 Stunden mit der Ablage dieser Dokumente. Digitales Dokumentenmanagement automatisiert die Ablage, Organisation und Verwaltung von Dokumenten und spart Teams damit Zeit und Kosten. Zudem spart es Papier im Umfang von etwa 0,7 Bäumen pro Mitarbeiter und Jahr.

Sie möchten den nächsten Schritt in die digitale Arbeitswelt machen?

Ob vollständiger Aufbau einer cloudbasierten IT auf dem Weg zum papierlosen Büro oder Einrichtung einzelner Anwendungen – wir unterstützen Sie ganzheitlich und persönlich.

Bestehende ERP und WaWi Systeme integrieren und weiterverwenden.

Ob DATEV, SAP oder Salesforce – ERP und Warenwirtschaftssysteme gehören zum Standard in nahezu jedem Unternehmen. Ein Dokumentenmanagementsystem lässt sich nahtlos in diese Systeme integrieren. So stehen Dokumente, Informationen und Verträge an gewohnter Stelle zur Verfügung, gleichzeitig werden jedoch weitere Informationen zum Vorgang aus anderen Quellen verfügbar gemacht.

Lächelnder Mann in einem grünen Hemd mit einem digitalen Tablet-PC im Büro
Mann und Frau sitzen vor einem Laptop im Büro und zeigen auf das Display

Digitale Akten und Dokumente rechtssicher archivieren.

Gesetzeskonforme Archivierung von Dokumenten und Daten spielt eine zentrale Rolle im Unternehmensalltag. Ein DMS hilft bei der Erfüllung von Compliance-Anforderungen und bildet die Basis für revisionssichere Archivierung aller Vorgänge: GoBD-konform durch Funktionen zur Vollständigkeit, Richtigkeit und Nachvollziehbarkeit – jederzeit und überall zugänglich in der Cloud, statt in Bergen von Aktenordnern.

Bild von Maximilian Möller am Schreibtisch mit iPad Pro und Apple Pencil in der Hand
KUNDENSTIMMEN

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Helga Svëlgen

Referentin der Geschäftsführung

D.VELOP FOR MICROSOFT 365

Von der digitalen Signatur bis zum
digitalen Vertragsmanagement.

Dokumentenmanagement (DMS)
mit d.velop documents for Microsoft 365

Ein Geschäftsmann und eine Geschäftsfrau betrachten ein iPad am Konferenztisch.
VORTEILE UND FUNKTIONEN

Der Grundstein für Ihr papierloses Büro.

Digitale Zusammenarbeit verbessern

Ermöglichen Sie überall und jederzeit einen vollständigen Überblick über alle Vorgänge auf Basis von Verträgen und Dokumenten sowie dem Schriftverkehr oder Lieferscheinen. Teams können so effizienter untereinander und mit Kunden arbeiten – die aktuelle Version von Dokumenten können sie jederzeit aus der Cloud mit Kollegen oder Externen teilen.

Simple Integration in bestehende Systeme

Das Dokumentenmanagementsystem d.velop integriert sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme – ob Microsoft 365, Salesforce oder SAP. Technologische Basis für die Mitarbeiter ist bei d.velop for Microsoft 365 der Microsoft SharePoint. Weitere Anwendungen wie Teams oder Outlook lassen sich mühelos anbinden, sodass die Daten automatisch gebündelt im SharePoint gespeichert werden können.

Produktive Teams durch zeitsparende Dokumentenablage

Wer Dokumente nicht mehr drucken und in physische Ordner einsortieren muss, kann seine Zeit für relevantere Aufgaben einsetzen. Automatisierte Workflows im digitalen Dokumentenmanagement sorgen dafür, dass Mitarbeiter Zeit sparen, ihre Produktivität steigern und ihre Ressourcen gezielter einsetzen können.

Revisionssicher und GoBD-konform archivieren

Sichern Sie alle Dokumente, Daten, Belege oder den Schriftverkehr zentral mit der integrierten Archivierungssoftware. So erfüllen Sie die rechtlichen Anforderungen und bieten gleichzeitig einen zentralen Ort, an dem digitale Dokumente jederzeit und von jedem Ort durchsucht werden können.

Kosten sparen und Umwelt schonen

Gedruckte Dokumente belasten Unternehmen und Umwelt. Digitales Dokumentenmanagement spart einerseits Druckkosten, die jeder Mitarbeiter verursacht. Andererseits schonen Sie unsere Umwelt, indem Sie Papier aus einer immer knapper werdenden Ressource einsparen.

Strukturiertes Dokumentenmanagement mit digitalen Akten

Ersetzen Sie unstrukturierte Papierberge oder Regale voller Ordner durch eine digitale Organisation. d.velop ermöglicht klare Strukturen, die schnell und intuitiv durchsucht werden können. Legen Sie dazu digitale Akten an, in denen alle zugehörigen Inhalte transparent organisiert werden.

Effizientes Dokumentenmanagement mit Microsoft 365 und SharePoint.

Erfahren Sie wie ERP, CRM, Teams und Outlook intelligent verbinden und Ihre geschäftskritischen Prozesse vollständig transparent werden – mit Dokumentenmanagement auf Basis von Microsoft 365 und SharePoint.

Digitale Rechnungsverarbeitung
mit d.velop for Microsoft 365

Ein Geschäftsmann sitzt an seinem Schreibtisch im Home Office und arbeitet am Computer.
VORTEILE UND FUNKTIONEN

Rechnungsworkflow automatisieren und Zeit sparen.

Rechnungen schnell prüfen und freigeben

Digitale Rechnungsworkflows sorgen dafür, dass Liege- und Bearbeitungszeiten von Eingangsrechnungen der Vergangenheit angehören. So werden Rechnungen schneller bearbeitet und Genehmigungsverfahren können mühelos optimiert werden. Weiter verpassen Sie keine Skontofristen mehr und können jederzeit den Status der Rechnung transparent nachverfolgen.

Künstliche Intelligenz für automatische Erfassung

Digitale Rechnungsverarbeitung unterstützt Sie mit künstlicher Intelligenz. Sobald eine Rechnung eingeht, wird sie in die Software übertragen, die alle relevanten Daten aus Kopf- und Fußzeile sowie die Positionsdaten und Rechnungsbeträge automatisch erkennt, ausweist und in der Gesamtübersicht darstellt. Sie müssen die Daten nur noch prüfen und freigeben. Die Software erledigt den Rest – inklusive revisionssicherer Archivierung.

Zeit sparen und Effizienz steigern

Müssen Rechnungen manuell erfasst, bearbeitet und verwaltet werden, bedeutet das erheblichen Zeitaufwand für die Mitarbeiter und hohe Kosten für das Unternehmen. Werden Rechnungen digital verarbeitet, können Mitarbeiter die gesparte Zeit effizienter für fordernde Aufgaben einsetzen. Individuelle Freigabe Automatismen mit vordefinierten Regeln vereinfachen dabei den Rechnungsworkflow.

Nahtlose Integration in ERP und WaWi-Systeme

Verknüpfen Sie die digitale Rechnungsverarbeitung von d.velop direkt mit Ihrer Buchhaltung. Die Lösung ist mit den gängigen Systemen wie SAP oder DATEV kompatibel und verfügt über eine entsprechende Schnittstelle. Hierüber können auch Stammdaten von Lieferanten, Mandanten oder Kreditoren importiert werden, sodass diese zentral in einem System verwaltet werden können. Ihre Mitarbeiter arbeiten dabei weiterhin in ihrer gewohnten Umgebung, profitieren aber von vereinfachter Rechnungszuweisung und Verwaltung.

Bereit für automatisierte Workflows?

Lernen Sie jetzt digitales Dokumentenmanagement kennen und gehen Sie den nächsten Schritt in Richtung papierloses Büro.

Digitales Vertragsmanagement
mit d.velop for Microsoft 365

Sicherheit – nie wieder Verträge verlieren

Im Schnitt gehen 10 Prozent der geschlossenen Verträge nach ihrer Ablage verloren – etwa, weil sie in einen falschen Ordner einsortiert oder versehentlich entsorgt wurden. Digitales Vertragsmanagement sorgt dafür, dass Verträge zu jeder Zeit und von jedem Ort aus auffindbar und zugänglich sind.

Effizienz – Verträge schnell und einfach verwalten

Im digitalen Vertragsmanagementsystem können neue Verträge simpel angelegt, ihre Laufzeiten und Fristen hinterlegt und Verantwortlichkeiten sowie Zugriffsrechte festgehalten werden. Dabei sparen Sie neben Zeit auch Kosten für den Druck und die Ablage der Verträge.

Transparenz – alle Verträge auf einen Blick

Behalten Sie zu jeder Zeit und von jedem Ort den Überblick über Verträge und damit einhergehende Fristen. Sie können Laufzeiten und Stichtage für die Kündigung hinterlegen und erhalten eine automatisierte Erinnerung, sobald ein Vertrag gekündigt oder verlängert werden muss.

Nahtlose Integration in bestehende Strukturen

Ob Microsoft 365, DATEV oder SAP – die digitale Vertragsmanagementlösung von d.velop ist mit zahlreichen gängigen ERP, WaWi und Buchhaltungssystemen kompatibel und lässt sich in bestehende Strukturen integrieren. Somit entfällt ein zeit- und kostenintensiver Umzug in ein neues System.

D.VELOP FOR MICROSOFT 365

Bestehende Systeme nutzen und effizient in Ihr papierloses Büro integrieren.

Keine eigene Hardware erforderlich dank voller Microsoft 365 Integration

Das DMS baut auf Microsoft SharePoint als Teil von Microsoft 365 auf und bietet zusätzliche Schnittstellen für weitere Anwendungen wie Outlook, Office und Teams. Mitarbeiter müssen dadurch ihre gewohnten Anwendungen nicht verlassen, um Dokumente digital zu verwalten. Als rein cloudbasiertes DMS ist daher keine zusätzliche Hardware erforderlich. Stattdessen setzen Sie auf ein nachhaltiges und zukunftsfähiges System.

Anbindung an bestehende Buchhaltung, ERP und Warenwirtschaftssysteme

Auf ihrem Weg in das papierlose Büro arbeiten zahlreiche Unternehmen bereits mit ERP, WaWi und Buchhaltungssystemen, die den Arbeitsalltag erleichtern. d.velop setzt mit Schnittstellen für gängige Systeme wie Salesforce, DATEV oder SAP an genau dieser Stelle an. Es verbessert die bestehenden Prozesse durch vollständig digitales Dokumentenmanagement und löst zeit- und kostenintensive Papierarbeit ab.

Digitale Signatur für Unternehmen mit d.velop sign

Den vollständigen Wandel zum papierlosen Büro schaffen Sie nur, wenn Verträge und andere Vereinbarungen nicht mehr gedruckt werden müssen, um sie zu unterschreiben. An dieser Stelle kommt d.velop sign ins Spiel – mit dieser Lösung können Sie Dokumente digital, rechtssicher und standortunabhängig von jedem Gerät unterschreiben. So verkürzen Sie die Zeit bis zum Vertragsabschluss von Tagen auf Minuten. Stellen Sie Ihren Kunden Verträge direkt digital zur Verfügung.

Für eine schnelle, unkomplizierte und rechtssichere Vertragszeichnung ohne Papierberge.

Rechtssichere Unterschrift
Papier & Kosten sparen
Arbeitsalltag erleichtern
Mann im Home Office steht mit einem Tablet hinter dem Schreibtisch.

Bereit für das papierlose Büro?
Lassen Sie sich jetzt unverbindlich beraten!