Dokumentenmanagement leicht gemacht: eine Anleitung für Unternehmen

Ob Verträge, Bestellungen oder Rechnungen – viele Arbeitsprozesse in Unternehmen basieren auf Informationen, die Mitarbeiter aus spezifischen Dokumenten erhalten. Wer zum Großteil mit papierbasierten Dokumenten arbeitet, stößt hier spätestens seit der immer beliebteren Arbeit aus dem Homeoffice an seine Grenzen. Statt manuelle Strukturen zur Dokumentenablage und -verwaltung aufzubauen, schaffen Unternehmen mit digitalem Dokumentenmanagement erfolgreich den Weg zum papierlosen Büro.

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Ein Dokumentenmanagementsystem ermöglicht die Digitalisierung von Arbeitsprozessen und Workflows, sorgt für dezentrale Verfügbarkeit aller Dokumente und verbessert damit nachhaltig die digitale Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen.

In diesem Ratgeber erfahren Sie alles rund um das Thema Dokumentenmanagement, seine Funktionen und Vorteile sowie einen konkreten Einblick in Best Practices im Unternehmensalltag und Tipps zur Auswahl des passenden DMS-Anbieters.  

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Was bedeutet überhaupt Dokumentenmanagement?

Bei Dokumentenmanagement handelt es sich um die Erstellung, Bearbeitung, Ablage und Archivierung von Dokumenten wie Verträgen, Rechnungen oder anderen informativen Dokumenten. Was früher durch Ordnerstrukturen mit Dokumenten in Papierform organisiert wurde, wird inzwischen in vielen Unternehmen zum Großteil digital abgebildet.

Ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) sorgt dafür, dass der gesamte Lebenszyklus eines Dokuments rechtssicher, zentral und übersichtlich abgebildet wird. Dabei ermöglicht ein DMS nicht nur die reine Verwaltung und Ablage von Dokumenten, sondern auch die gemeinsame Arbeit daran sowie die Optimierung und Automatisierung von Workflows.

So können beispielsweise die Rechnungsverarbeitung und das Vertragsmanagement vollständig digitalisiert und damit zusammenhängende Prozesse wie die Erfassung und Archivierung automatisiert werden.

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Richtig eingesetzt ebnet ein digitales Dokumentenmanagement damit den Weg hin zu einem vollständig papierlosen Büro.

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Was bedeutet überhaupt Dokumentenmanagement?

Bei Dokumentenmanagement handelt es sich um die Erstellung, Bearbeitung, Ablage und Archivierung von Dokumenten wie Verträgen, Rechnungen oder anderen informativen Dokumenten. Was früher durch Ordnerstrukturen mit Dokumenten in Papierform organisiert wurde, wird inzwischen in vielen Unternehmen zum Großteil digital abgebildet.

Ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) sorgt dafür, dass der gesamte Lebenszyklus eines Dokuments rechtssicher, zentral und übersichtlich abgebildet wird. Dabei ermöglicht ein DMS nicht nur die reine Verwaltung und Ablage von Dokumenten, sondern auch die gemeinsame Arbeit daran sowie die Optimierung und Automatisierung von Workflows.

So können beispielsweise die Rechnungsverarbeitung und das Vertragsmanagement vollständig digitalisiert und damit zusammenhängende Prozesse wie die Erfassung und Archivierung automatisiert werden.

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Richtig eingesetzt ebnet ein digitales Dokumentenmanagement damit den Weg hin zu einem vollständig papierlosen Büro.

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Die Vorteile für Unternehmen: Warum ist Dokumentenmanagement wichtig?

Kurz zusammengefasst: Ein digitales Dokumentenmanagementsystem sorgt für eine klare Struktur, für effizientere Workflows, steigert die Qualität der Zusammenarbeit und reduziert den Arbeitsaufwand. Es gibt also gleich mehrere Vorteile, von denen nicht nur große, sondern vor allem auch kleine und mittelständische Unternehmen beim Einsatz eines DMS profitieren.

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1. Effizienzsteigerung durch automatisierte Prozesse

Der Einsatz eines DMS sorgt in vielen Teams schnell für eine spürbare Steigerung der Produktivität und Effizienz. Indem die Ablage, Organisation und Verwaltung von Dokumenten automatisiert erfolgt, sparen Mitarbeiter täglich wertvolle Zeit. Außerdem entfällt die lästige Suche nach Dokumenten in einer unübersichtlichen Ordnerstruktur, da mit einem DMS ein zentrales und einheitliches System entsteht, das durch moderne Mechanismen wie Suchfunktionen für Volltext, Keywords und Metadaten für eine deutliche Effizienzsteigerung sorgt.

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2. Kostenersparnis durch reduzierten Papierverbrauch

Jedes Jahr verbraucht ein Mitarbeiter laut dem Papierlos Arbeiten Monitor 2020 im Schnitt etwa 19 Kilo Papier für den Druck – mit Kosten von etwa 230 Euro. Mit digitalem Dokumentenmanagement entfällt dieser Papierverbrauch. Statt Vertragsunterlagen für Kundentermine auszudrucken, stehen sämtliche Dokumente jederzeit digital zur Verfügung. So senken Unternehmen ihre Kosten und leisten zeitgleich einen wichtigen Beitrag zum Schutz unserer Umwelt.

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3. Verbesserung der Zusammenarbeit und des Informationsaustauschs

Immer wieder fehlt es im Meeting mit Kunden an der aktuellen Version eines Dokuments – möglicherweise gab es noch eine kurzfristige Aktualisierung oder ein Mitarbeiter nutzt aufgrund eines fehlerhaften Dateinamens das falsche Dokument. Ein gut organisiertes DMS sorgt durch eine einheitliche Ablagestruktur und digitale Akten dafür, dass Mitarbeiter jederzeit dezentral Zugriff auf die aktuelle Version von Dokumenten haben und diese mit Kollegen oder Kunden teilen können.

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4. Sicherheit und Datenschutz mit einem effizienten DMS

Digitales Dokumentenmanagement sorgt dafür, dass alle Dokumente, Belege oder der Schriftverkehr zentral archiviert werden. Die Archivierung erfolgt nach Ablage und Auswertung der Dokumente automatisch. Damit gehen wichtige Dokumente nicht verloren, während Unternehmen gleichzeitig ihre Compliance-Anforderungen und die gesetzlichen Anforderungen zur GoBD-konformen Archivierung von Vorgängen erfüllen.

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5. Kostenersparnis durch Struktur

Effizientes Dokumentenmanagement ermöglicht Mitarbeitern jederzeit einen strukturierten Überblick über alle Dokumente und ihren aktuellen Stand. Gutes Vertragsmanagement sorgt beispielsweise für einen Überblick über laufende Verträge und ihre Konditionen. Entsprechende Features zur Erinnerung sorgen dafür, dass Fristen zur Kündigung oder Vertragsverlängerung eingehalten und Kopfmonopole vermieden werden können, was wiederum zur Kostenersparnis führt. Der geringere Zeitaufwand für die Suche, Ablage und Klassifizierung von Dokumenten wiederum sorgt für Einsparungspotenzial bei den Personalkosten.

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Welche Auswirkungen kann ein DMS konkret auf einzelne Abteilungen haben?

In einem Unternehmen profitieren zahlreiche Abteilungen vom Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems. So kann sich ein DMS auf unterschiedliche Bereiche auswirken:  

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Buchhaltung

Eingehende Rechnungen, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen können effizient verarbeitet und automatisch revisionssicher archiviert werden, während die menschlichen Kontakte mit einem Dokument und damit die Fehleranfälligkeit sowie der Arbeitsaufwand sinken. Durch digitale Reminder verpasst die Abteilung zudem keine Skonto- oder Zahlungsfristen mehr.

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Personalwesen

Die Personalabteilung kann digitale Personalakten für die Mitarbeiter anlegen, die alle Informationen an einem zentralen Ort sammeln. Hier können beispielsweise der Arbeitsvertrag, Urlaubsanträge und Krankmeldungen archiviert werden, aber auch bereits Daten für den Bewerbungs- und Onboardingprozess.

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Vertrieb

Ob Kundenanfragen, Bestellprozesse oder Auftragsabwicklungen – der Vertrieb arbeitet tagtäglich mit zahlreichen Dokumenten und Informationen. Mithilfe eines DMS können all diese Unterlagen gebündelt und zeitgleich durch entsprechende Schnittstellen auch im ERP-System zur Verfügung gestellt werden. Das reduziert nicht nur den Zeitaufwand für die lästige Suche nach Dokumenten, sondern auch die Fehleranfälligkeit im Bestellprozess.

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Einkauf

Verträge mit Lieferanten, Eingangsrechnungen, Lieferscheine oder Preislisten und Angebote bei der Suche nach neuen Partnern – im DMS halten Mitarbeiter im Einkauf alle Unterlagen zentral im Blick. Durch digitale Reminder für Kündigungen oder Vertragsverlängerungen kann die Abteilung Kosten sparen und wirkt aktiv Kopfmonopolen entgegen.

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Marketing

Mitarbeiter im Marketing erstellen über die Zeit zahlreiche Werbe- und Infomaterialien. Um sie auch nach längerer Zeit noch finden und verwenden zu können, müssen sie vor allem gut auffindbar sein. Intelligente Suchfunktionen im DMS helfen dabei: Statt den Dateinamen kennen zu müssen, können Mitarbeiter nach einzelnen Keywords, Metadaten oder sogar nach Volltext suchen und finden so schnell das passende Whitepaper, eine Präsentation oder Broschüre.

Fünf zentrale Features eines Dokumentenmanagementsystems im Überblick

Digitales Dokumentenmanagement unterstützt Unternehmen auf ihrem Weg zum papierlosen Büro und ermöglicht zeitgleich die Optimierung und Automatisierung von zeitfressenden Workflows. Welche Funktionen benötigt ein Dokumentenmanagementsystem jetzt aber konkret, um diese Ziele zu erreichen?

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1. Intelligente & zentrale Dokumentenablage

Ein DMS bietet die Möglichkeit, sämtliche Dokumente an einem zentralen Ort abzulegen. Ob Rechnung, Vertragsunterlagen oder Bestellung – die Dokumente können vom System automatisch erfasst und am entsprechenden Ort abgelegt werden. So kann beispielsweise die Rechnungsverwaltung bis auf die finale Freigabe vollständig automatisiert werden – von der Erfassung bis zur Archivierung.

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2. Effiziente Suche nach Dokumenten

Werden Dokumente manuell verwaltet, verbringen Mitarbeiter oft wertvolle Zeit damit, nach den nötigen Unterlagen zu suchen. Klare Ordnerstrukturen in digitalen Akten sorgen in Kombination mit intelligenten Suchfunktionen für eine unkomplizierte Auffindbarkeit. Statt nach Dokumentennamen können Mitarbeiter beispielsweise über die Volltext- oder Keywordsuche nach den nötigen Unterlagen suchen.

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3. Revisionssichere Archivierung

Die GoBD verlangt von Unternehmen Vollständigkeit, Richtigkeit und Nachvollziehbarkeit. Das bedeutet, Änderungen in Dokumenten müssen klar nachvollziehbar und transparent einsehbar sein. Ein DMS bildet die Basis für die revisionssichere Archivierung im digitalen Raum. Unternehmen können dafür sorgen, dass alle Versionen archiviert werden und nachträglich zugänglich sind, sodass jeder im System einsehen kann, wann welche Veränderungen durch welchen Mitarbeiter durchgeführt wurden. 

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4. Reibungslose Kollaboration

Damit Teams erfolgreich zusammenarbeiten können, benötigen sie zeitgleich und unabhängig von Gerät oder Arbeitsort Zugriff auf die nötigen Informationen. Ein DMS sorgt dafür, dass Änderungen in Echtzeit nachvollziehbar sind, sodass jedes Teammitglied jederzeit auf die aktuelle Version des Dokuments zugreifen kann. Die Dokumente können auch mit Externen, also Kunden oder Lieferanten, geteilt werden.

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5. Schnittstellen zu anderen Programmen

Um alle relevanten Dokumente zentral zur Verfügung stellen zu können, benötig das DMS Zugriff auf weitere Programme wie Textverarbeitungsprogramme und besonders die E-Mails – schließlich erhalten Unternehmen inzwischen einen Großteil der wichtigen Informationen per Mail. Durch entsprechende Schnittstellen kann das DMS direkt an die Programme angebunden werden, ebenso wie an ERP- und Warenwirtschaftssysteme. Dort kann es auf Dokumente und Kundendaten zugreifen.

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Best Practices: So erleichtert effektives Dokumentenmanagement den Arbeitsalltag

Als Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements werden unter anderem Zeitersparnis und optimierte sowie automatisierte Workflows angegeben. Aber wie kann das konkret im Unternehmen aussehen?

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Digitale Archivierung mit einem DMS – so kann die Verwaltung von Dokumenten vereinfacht werden

Die Archivierung ist grundsätzlich ein zentraler Prozess in jeder Büroorganisation. Dabei handelt es sich um die kontrollierte und systematische Aufbewahrung von Daten und Dokumenten. Konkret bedeutet das: Alle ein- und ausgehenden Dokumente, Korrespondenzen und Informationen in Dokumentenform werden in einem digitalen Archiv strukturiert gesichert. Darunter fallen zum Beispiel:

• Rechnungen
• Lieferscheine  
• Verträge
• Belege
• E-Mails
• Akten

Ein Dokumentenmanagementsystem sorgt dafür, dass alle Dokumente in digitalen Akten revisionssicher archiviert werden können - unabhängig von ihrer Eingangsquelle. So kann beispielsweise die per Mail eingegangene Auftragsbestätigung eines Kunden im DMS automatisch archiviert werden. Mit intelligenten Suchmechanismen wie der Volltext- oder Keywordsuche sowie der Verschlagwortung von Metadaten finden Mitarbeiter die nötigen Informationen und das zugehörige Dokument schnell und unkompliziert und können durch entsprechende Schnittstellen beispielsweise auch durch das ERP-System auf die Informationen zugreifen.

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Verträge und Fristen im Überblick mit Vertragsmanagement im DMS

Oft liegt eine große Herausforderung für Unternehmen darin, sowohl digitale Verträge als auch solche in Papierform einheitlich zu verarbeiten und den Überblick zu halten. Hier zeigt sich laut dem Journal of Contract Management beispielsweise, dass bei einem Großteil der Unternehmen im Schnitt etwa 10 Prozent der geschlossenen Verträge verloren gehen, etwa, weil sie versehentlich entsorgt oder in einen falschen Ordner einsortiert wurden. Mit einem DMS können Verträge digital erfasst und abgelegt werden, sodass sie zu jeder Zeit und von jedem Ort aus transparent für berechtigte Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Zudem können Fristen, Laufzeiten und Verantwortlichkeiten hinterlegt werden, sodass beispielsweise vor Vertragsverlängerung eine Erinnerung an den zuständigen Mitarbeiter gesendet wird. Damit Verträge erst gar nicht mehr in gedruckter Form vorliegen müssen, gibt es zudem die Funktion der digitalen Unterschrift: Alle Vertragspartner können Verträge mit der entsprechenden Funktion im DMS digital und rechtssicher unterschreiben und damit vollständig auf Papier verzichten.

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Automatisierung in der Rechnungsverarbeitung – wie ein DMS den Arbeitsaufwand minimiert

Geht beispielsweise eine Rechnung klassisch in Papierform ein, steht die Buchhaltung vor einem aufwendigen Prozess. Zuerst muss ein Mitarbeiter die Rechnung sichten, die Daten darauf prüfen und manuell im verwendeten System eintragen. Erst dann kann die Rechnung entweder gescannt und manuell im digitalen Ordnersystem gesichert oder im physischen Ordner abgeheftet werden. Dieser Vorgang ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig – eine falsche Kundennummer oder ein falsches Datum ist schnell eingetippt, auch ein falscher Ordner ist schnell ausgewählt und schon ist das Dokument in den Tiefen des Unternehmensservers verschwunden.  

An dieser Stelle unterstützt das Dokumentenmanagementsystem: sowohl für analoge als auch digitale Dokumente gibt es feste Prozesse vom Eingang bis hin zur revisionssicheren Archivierung, die fast vollständig automatisiert werden können. Geht beispielsweise eine Rechnung eines Lieferanten ein, wird das Dokument zunächst gescannt oder aus dem Mailprogramm automatisch erfasst und in das DMS importiert. Hier wird das Dokument als Rechnung klassifiziert und die relevanten Daten werden automatisch erfasst. Möglich ist das durch eine OCR (Optical Character Recognition) oder ICR (Intelligent Character Recognition), die heute mithilfe von Machine Learning automatisch Daten aus Rechnungen oder anderen Dokumenten extrahieren und sie damit verarbeiten und beispielsweise in das ERP-System übertragen können. Ein Mitarbeiter muss diese nur noch prüfen und freigeben. Dann kann die Rechnung automatisch zentral und revisionssicher archiviert werden – im Archiv können Mitarbeiter nach wie vor auf sie zugreifen.  

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Sicherheit im Dokumentenmanagement – Dokumentensicherheit erhöhen und Compliance zur Erfüllung rechtlicher Anforderungen

Ein Dokumentenmanagementsystem gibt Unternehmen Sicherheit – sowohl in Bezug auf den Verlust von Dokumenten als auch auf ihre rechtssichere Aufbewahrung. Die Einhaltung der eigenen Compliance sowie der DSGVO und GoBD sorgen bei analoger oder manueller Dokumentenverwaltung immer wieder für Kopfschmerzen. Schließlich fordert die GoBD beispielsweise nachvollziehbare, richtige und transparente Dokumentenaufbewahrung. Das bedeutet, jedes Dokument muss in der aktuellen und in vergangenen Versionen nachvollziehbar und revisionssicher archiviert sein. Ein DMS ermöglicht die Ausweisung dieser Richtlinien, sodass Dokumente rechtssicher archiviert werden können. Da die Dokumente bei Einpflegung klassifiziert werden, werden außerdem die gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrungsfrist eingehalten – diese liegen je nach Art des Dokuments zwischen 3 und 10 Jahren.  

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Nahtlose Integration – Das DMS in Kombination mit bestehenden Systemen

Die meisten Unternehmen verfügen bereits über eine bestehende ERP-Software für die Auftrags-, Kundendaten- und Rechnungsverwaltung, ebenso über Lösungen für die Zusammenarbeit im Team und mit Kunden. Dabei kann es sich beispielsweise um folgende Systeme handeln:  

• SAP
• Salesforce
• Microsoft 365
• DATEV

Oft wird auch eine Kombination aus mehreren Systemen genutzt wie etwa Microsoft 365 für die Zusammenarbeit im Team oder mit Kunden, DATEV für das Rechnungsmanagement und SAP für die Auftrags- sowie Kundendatenverwaltung. Bei der Auswahl einer DMS Software ist es demnach wichtig, dass Unternehmen darauf achten, dass entsprechende Schnittstellen zu ihren bestehenden Systemen zur Verfügung stehen. Unternehmen, die im Microsoft-Kosmos arbeiten, können dann ihre DMS Software beispielsweise mit Outlook und Teams verknüpfen, während Microsoft SharePoint die Basis für Ablage und Archivierung der Daten bildet.

Auch für SAP-Systeme gibt es Schnittstellen, die den automatischen Import von Stammdaten der Mandanten, Lieferanten oder Kreditoren ermöglichen. In der Praxis bedeutet das: Die Mitarbeiter arbeiten weiterhin in ihrer gewohnten Umgebung, während die DMS Software die Zuweisung von Dokumenten und deren Verwaltung vereinfacht.

Es bedeutet aber auch: Die Verfügbarkeit der entsprechenden API-Schnittstellen oder zumindest zusätzlicher Lösungen durch Drittanbieter ist ein wichtiger Bestandteil bei der Auswahl der DMS Lösung.  

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Der Weg zum papierlosen Büro mit einem DMS

Der Begriff digitales oder papierloses Büro ist vielen Unternehmen inzwischen kein Fremdwort mehr. Wie der Begriff bereits sagt, handelt es sich dabei um ein Büro, das ausschließlich mit digitalen Dokumenten arbeitet und vollständig auf gedruckte Unterlagen verzichtet. Aber welche Vorteile hat dieser Grundsatz für Unternehmen und wie schaffen sie den Weg zum papierlosen Büro?

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Die Vorteile eines papierlosen Büros im Überblick

• Dezentrale Zusammenarbeit: Die Arbeit im Homeoffice hat in den letzten Jahren deutlich an Beliebtheit gewonnen – sowohl bei Arbeitnehmern als auch bei Arbeitgebern. Papierdokumente erschweren die dezentrale Zusammenarbeit deutlich – sie müssen mindestens eingescannt und per Mail versendet werden. Ein DMS wiederum sorgt dafür, dass alle Mitarbeiter unabhängig von Gerät und Standort jederzeit auf ihre Dokumente zugreifen können.  

• Höhere Produktivität: Die Suche nach Dokumenten oder die Korrektur veralteter Versionen kostet wertvolle Arbeitszeit, ebenso wie das Drucken und Scannen eingehender Dokumente. Können Mitarbeiter zeitgleich an Dokumenten arbeiten und sich sicher sein, dass sie jederzeit auf die aktuelle Version zugreifen können, sparen sie Zeit und sind damit produktiver.  

• Nachhaltigkeit: Je weniger Unternehmen drucken, desto weniger Papier verbrauchen sie. Wer auf ein papierloses Büro umstellt, hat also gleichzeitig einen positiven Einfluss auf die Umwelt – schließlich hat die Produktion von Papier einen großen Verbrauch an Holz, Wasser und Energie.  

• Kostenersparnis: Ein geringerer Papierverbrauch steigert nicht nur die Nachhaltigkeit, sondern senkt auch die Kosten. Unternehmen sparen sich die Kosten für Papier und vor allem für teure Druckerpatronen, aber auch für Kopien und den Versand von Dokumenten per Brief. Ebenso verpassen sie keine Fristen für Vertragskündigungen mehr, da digitale Reminder gesetzt werden können. Rechnet man zusätzlich die Zeit mit ein, die Mitarbeiter sparen, wenn sie Dokumente nicht suchen, drucken und ablegen müssen, steigt die Kostenersparnis noch weiter an – besonders in der Buchhaltung kann auch der Personalaufwand reduziert werden.  

• Sicherheit: Dokumente und Daten gehen im papierlosen Büro deutlich seltener verloren als in großen Aktenschränken voller Ordner. Stattdessen setzen Unternehmen auf automatische Backups und Archivierungen von Dokumenten und können Daten gegen Druck, unbefugte Weitergabe und Kopieren schützen. Rechte für Zugriff und Weiterverarbeitung können einfach digital vergeben werden, statt den Aktenschrank abschließen zu müssen. Zudem können digitale Dokumente nicht durch natürliche Schäden wie Feuer oder Wasser beschädigt werden.  

Ein digitales Dokumentenmanagement bildet dabei die Grundlage auf dem Weg zum vollständig papierlosen Büro. Es sorgt für die nötige Struktur, Transparenz und Sicherheit in der Dokumentenablage und -verwaltung.

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Papierdokumente richtig digitalisieren – Lösungen für’s Büro und für unterwegs

Bevor Unternehmen von einem papierlosen Büro sprechen können, steht kurzfristig erst einmal eine große Herausforderung an: die Digitalisierung der bestehenden Papierdokumente. Ob Unterlagen für die Buchhaltung, Personalakten, Verträge oder andere Projektunterlagen – grundsätzlich können alle Dokumente digitalisiert werden. Wichtig ist dabei vor allem eine klare Struktur, ebenso wie eine saubere Dokumentation der Digitalisierung. Die klare Struktur sorgt dafür, dass am Ende wirklich alle Dokumente in der richtigen digitalen Akte gelandet sind.

Die Dokumentation ist vor allem aufgrund der GoBD wichtig: Wer Papierdokumente durch Scans ersetzen möchte, muss diese Arbeits- und Scanprozesse dokumentieren. Dazu zählt beispielsweise die Beschreibung der Abläufe sowie Angaben, wer an welchem Zeitpunkt welches Dokument gescannt hat.  

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Welche Tools unterstützen bei der Digitalisierung von Papierakten?

Es gibt zahlreiche Tools, die Unternehmen die Digitalisierung ihrer Papierdokumente erleichtern. Bei der Auswahl gilt es beispielsweise, auf Funktionen wie eine automatische Texterkennung zu achten, die den Prozess verkürzen. Da auch viele Dokumentenmanagementsysteme über umfassende Funktionen zur Digitalisierung von Papierdokumenten verfügen, lohnt es sich, bei der Suche nach der passenden DMS Software hierauf zu achten. So ist nur ein Tool für die Digitalisierung und das anschließende digitale Dokumentenmanagement nötig. In Frage kommen dafür verschiedene Tools:  

• PaperScan von DocuWare
• d.velop
• Adobe Scan in Kombination mit der Document Cloud

Um ausschließlich den Scan durchzuführen, reicht oft bereits das Smartphone mit einer entsprechenden App aus – bei iPhones sogar bereits die Notizen-App. Auch hier gibt es unterschiedliche Anbieter:

• CamScanner  
• Microsoft Lens
• Genius Scan

Dokumentenmanagement in der Cloud

Unternehmen können ein Dokumentenmanagementsystem entweder On Premise oder als Software as a Service (SaaS) Lösung in der Cloud beziehen. Während sie bei einer On Premise Lösung selbst für die Administration der Server verantwortlich sind, wird im SaaS-Modell die Software in der Cloud betrieben und vom Anbieter verwaltet – es handelt sich quasi um die Miete der Software und des nötigen Storage.

Das sind die Vorteile von cloudbasiertem Dokumentenmanagement

Wie in vielen anderen Bereichen der IT liegt auch im DMS der Fokus inzwischen zum Großteil auf cloudbasierten Lösungen. Dafür gibt es gleich mehrere Gründe:

• Geringere Kosten: Für ein On Premise DMS fallen zunächst hohe Investitionskosten in Form von Servern und der Software selbst an, ebenso wie laufende Kosten für das Nachrüsten von Speicherkapazitäten. Bei einem Cloud DMS wird lediglich der benötigte Service gegen eine monatliche Gebühr gebucht – Kosten für Wartung und Upgrades auf neue Versionen der Software sind hier bereits inklusive. Zudem kann ein Cloud DMS dynamisch mit dem Unternehmen mitwachsen, was es flexibel und skalierbar macht. Das sorgt dafür, dass Cloudsysteme oft günstiger sind als On Premise Lösungen.  

• Geringer Aufwand: Für ein Cloud DMS benötigen Unternehmen in der Regel nur einen Computer mit Internetzugang. Alle gewünschten Leistungen können online gebucht und die entsprechenden Konfigurationen vorgenommen werden. Inzwischen sind auch cloudbasierte DMS so ausgereift, dass umfangreiche Individualisierungen möglich sind.  

• Hohe Sicherheit: Cloudbasierte Dienstleister bieten einen hohen Sicherheitsgrad für Unternehmen. Backups sind unkompliziert und sicher durchführbar, da Cloud Dienstleister die Möglichkeit bieten, Daten parallel auf mehreren Servern in mehreren Rechenzentren und mit höchsten Sicherheitsstandards zu speichern. Gleichzeitig versprechen sie eine extrem hohe Verfügbarkeit und Haltbarkeit der Daten, sodass Unternehmen gegen einen Datenverlust zuverlässig abgesichert sind.

• Flexible Verfügbarkeit: Setzen Unternehmen ein webbasiertes DMS ein, werden alle Daten zentral in der Cloud gespeichert und stehen flexibel für alle Mitarbeiter über das Internet zur Verfügung. Komplizierte Netzwerkverbindungen wie VPN-Tunnel sind so nicht mehr nötig. Stattdessen können Mitarbeiter jederzeit und von jedem Ort aus auf ihre Daten zugreifen – das wiederum vereinfacht die mobile Arbeit.  

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Cloud DMS Anbieter im Überblick

Dokumentenmanagementsysteme in der Cloud werden mittlerweile von vielen unterschiedlichen Unternehmen angeboten. Einige davon möchten wir mit ihren wichtigsten Funktionen kurz vorstellen.  

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d.velop for Microsoft 365

Unternehmen, die sich hauptsächlich im Microsoft-Ökosystem befinden, können das DMS d.velop for Microsoft 365 nahtlos in ihr bestehendes System integrieren. d.velop bietet mit seinem Enterprise-Content-Management-System (ECM) Lösungen in vier unterschiedlichen Themengebieten, die ein vollumfängliches Dokumentenmanagement ermöglichen:  

• Dokumentenmanagement mit Microsoft 365 und SharePoint
• Rechnungsverarbeitung mit Microsoft 365 und SharePoint
• Vertragsmanagement mit Microsoft 365 und SharePoint
• Digitale Signaturen mit d.velop Sign

Der Microsoft SharePoint bildet die technologische Basis, sodass weder IT noch Anwender sich in ein neues System einarbeiten müssen. Vielmehr greift d.velop auf Daten unterschiedlicher Quellen wie Outlook oder Teams zu und bündelt alle Dokumente zentral, sodass jeder berechtigte Anwender jederzeit transparenten Zugriff erhält.

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Zentrale Features von d.velop

• Nahtlose Integration in die Microsoft 365 Welt
• Parallele Arbeit an Dokumenten
• Versionierung von Dokumenten
• Anbindung an ERP- und WaWi-Systeme
• Automatisierte Workflows mit der Power Platform

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Adobe Document Cloud

Bei der Adobe Document Cloud handelt es sich weniger um ein klassisches DMS als um eine Software, die die Verwaltung von PDF-Dokumenten erleichtert. Das bekannte PDF-Programm hat seinen Funktionsumfang in den letzten Jahren deutlich erweitert, sodass Nutzer jetzt vollständig digitale Dokumentenworkflows erstellen können, die allen gesetzlichen Vorgaben und der DSGVO entsprechen. Zudem können mit Adobe Acrobat Sign rechtssichere Signaturen erstellt werden.

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Zentrale Features der Adobe Document Cloud

• Erstellung und Bearbeitung von PDF-Dokumenten
• Erstellung digitaler Dokumentenworkflows
• Verfügbarkeit als Web- und Desktopversion
• Zusätzliche Funktionen wie elektronische Signaturen
• Schnittstellen zu Microsoft 365 Apps

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DocuWare

Bei DocuWare handelt es sich um eines der bekanntesten Dokumentenmanagementsysteme. Es ist ein in sich geschlossenes System, dessen Fokus auf gut nachvollziehbarer Dokumentenverwaltung und -bearbeitung liegt. Mit intelligenter Unterstützung ist besonders die Indexierung gescannter Dokumente unkompliziert möglich, ebenso wie die Automatisierung von Workflows.

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Zentrale Features von DocuWare

• Intelligente Ablage gescannter Dokumente
• Erstellung von Workflows
• Sichere Archivierung
• Verfügbarkeit als SaaS und On Premise Lösung
• Umfassende Such- und Filterfunktionen

Dokumentenmanagement in der Cloud

Unternehmen können ein Dokumentenmanagementsystem entweder On Premise oder als Software as a Service (SaaS) Lösung in der Cloud beziehen. Während sie bei einer On Premise Lösung selbst für die Administration der Server verantwortlich sind, wird im SaaS-Modell die Software in der Cloud betrieben und vom Anbieter verwaltet – es handelt sich quasi um die Miete der Software und des nötigen Storage.

Das sind die Vorteile von cloudbasiertem Dokumentenmanagement

Wie in vielen anderen Bereichen der IT liegt auch im DMS der Fokus inzwischen zum Großteil auf cloudbasierten Lösungen. Dafür gibt es gleich mehrere Gründe:

• Geringere Kosten: Für ein On Premise DMS fallen zunächst hohe Investitionskosten in Form von Servern und der Software selbst an, ebenso wie laufende Kosten für das Nachrüsten von Speicherkapazitäten. Bei einem Cloud DMS wird lediglich der benötigte Service gegen eine monatliche Gebühr gebucht – Kosten für Wartung und Upgrades auf neue Versionen der Software sind hier bereits inklusive. Zudem kann ein Cloud DMS dynamisch mit dem Unternehmen mitwachsen, was es flexibel und skalierbar macht. Das sorgt dafür, dass Cloudsysteme oft günstiger sind als On Premise Lösungen.  

• Geringer Aufwand: Für ein Cloud DMS benötigen Unternehmen in der Regel nur einen Computer mit Internetzugang. Alle gewünschten Leistungen können online gebucht und die entsprechenden Konfigurationen vorgenommen werden. Inzwischen sind auch cloudbasierte DMS so ausgereift, dass umfangreiche Individualisierungen möglich sind.  

• Hohe Sicherheit: Cloudbasierte Dienstleister bieten einen hohen Sicherheitsgrad für Unternehmen. Backups sind unkompliziert und sicher durchführbar, da Cloud Dienstleister die Möglichkeit bieten, Daten parallel auf mehreren Servern in mehreren Rechenzentren und mit höchsten Sicherheitsstandards zu speichern. Gleichzeitig versprechen sie eine extrem hohe Verfügbarkeit und Haltbarkeit der Daten, sodass Unternehmen gegen einen Datenverlust zuverlässig abgesichert sind.

• Flexible Verfügbarkeit: Setzen Unternehmen ein webbasiertes DMS ein, werden alle Daten zentral in der Cloud gespeichert und stehen flexibel für alle Mitarbeiter über das Internet zur Verfügung. Komplizierte Netzwerkverbindungen wie VPN-Tunnel sind so nicht mehr nötig. Stattdessen können Mitarbeiter jederzeit und von jedem Ort aus auf ihre Daten zugreifen – das wiederum vereinfacht die mobile Arbeit.  

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Cloud DMS Anbieter im Überblick

Dokumentenmanagementsysteme in der Cloud werden mittlerweile von vielen unterschiedlichen Unternehmen angeboten. Einige davon möchten wir mit ihren wichtigsten Funktionen kurz vorstellen.  

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d.velop for Microsoft 365

Unternehmen, die sich hauptsächlich im Microsoft-Ökosystem befinden, können das DMS d.velop for Microsoft 365 nahtlos in ihr bestehendes System integrieren. d.velop bietet mit seinem Enterprise-Content-Management-System (ECM) Lösungen in vier unterschiedlichen Themengebieten, die ein vollumfängliches Dokumentenmanagement ermöglichen:  

• Dokumentenmanagement mit Microsoft 365 und SharePoint
• Rechnungsverarbeitung mit Microsoft 365 und SharePoint
• Vertragsmanagement mit Microsoft 365 und SharePoint
• Digitale Signaturen mit d.velop Sign

Der Microsoft SharePoint bildet die technologische Basis, sodass weder IT noch Anwender sich in ein neues System einarbeiten müssen. Vielmehr greift d.velop auf Daten unterschiedlicher Quellen wie Outlook oder Teams zu und bündelt alle Dokumente zentral, sodass jeder berechtigte Anwender jederzeit transparenten Zugriff erhält.

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Zentrale Features von d.velop

• Nahtlose Integration in die Microsoft 365 Welt
• Parallele Arbeit an Dokumenten
• Versionierung von Dokumenten
• Anbindung an ERP- und WaWi-Systeme
• Automatisierte Workflows mit der Power Platform

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Adobe Document Cloud

Bei der Adobe Document Cloud handelt es sich weniger um ein klassisches DMS als um eine Software, die die Verwaltung von PDF-Dokumenten erleichtert. Das bekannte PDF-Programm hat seinen Funktionsumfang in den letzten Jahren deutlich erweitert, sodass Nutzer jetzt vollständig digitale Dokumentenworkflows erstellen können, die allen gesetzlichen Vorgaben und der DSGVO entsprechen. Zudem können mit Adobe Acrobat Sign rechtssichere Signaturen erstellt werden.

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Zentrale Features der Adobe Document Cloud

• Erstellung und Bearbeitung von PDF-Dokumenten
• Erstellung digitaler Dokumentenworkflows
• Verfügbarkeit als Web- und Desktopversion
• Zusätzliche Funktionen wie elektronische Signaturen
• Schnittstellen zu Microsoft 365 Apps

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DocuWare

Bei DocuWare handelt es sich um eines der bekanntesten Dokumentenmanagementsysteme. Es ist ein in sich geschlossenes System, dessen Fokus auf gut nachvollziehbarer Dokumentenverwaltung und -bearbeitung liegt. Mit intelligenter Unterstützung ist besonders die Indexierung gescannter Dokumente unkompliziert möglich, ebenso wie die Automatisierung von Workflows.

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Zentrale Features von DocuWare

• Intelligente Ablage gescannter Dokumente
• Erstellung von Workflows
• Sichere Archivierung
• Verfügbarkeit als SaaS und On Premise Lösung
• Umfassende Such- und Filterfunktionen

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Die richtige Auswahl eines Dokumentenmanagementsystems – wichtige Faktoren  

Inzwischen gibt es zahlreiche Anbieter für cloudbasiertes Dokumentenmanagement. Die Auswahl ist groß und Unternehmen stehen vor der Qual der Wahl. Worauf kommt es jetzt aber bei der Wahl des passenden Anbieters an? Welche Faktoren spielen eine Rolle? Wir geben Tipps.

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Ziel des DMS

Die erste Frage für die Wahl des DMS: Welches Ziel verfolgen Sie damit? Möchten sie hauptsächlich für eine schnellere Auffindbarkeit von Dokumenten sorgen? Soll die Software zur Digitalisierung bestehender Dokumente eingesetzt werden? Oder sind noch weitere Funktionen wie die Automatisierung von Workflows oder das Aufgaben- und Fristenmanagement gewünscht? Abhängig davon finden Sie heraus, wie der Funktionsumfang Ihres DMS sein soll.  

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Cloud oder On-Premise

Legen Sie Wert darauf, die Daten auf einem eigenen Server zu verwalten oder wünschen Sie sich eine flexible Lösung, bei der Sie den Verwaltungsaufwand an einen externen Cloud-Dienstleister abgeben können? Viele DMS Lösungen werden inzwischen hauptsächlich cloudbasiert angeboten, da sie kosteneffizienter und flexibler sind. Wünschen Sie sich eine On Premise Lösung, sollten Sie den Faktor bei Ihrer Recherche entsprechend berücksichtigen.

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Digitalisierung bestehender Dokumente

Soll das DMS auch bei der Digitalisierung von Papierdokumenten unterstützen, sollten Sie hier auf die Funktionen der Anbieter einen genauen Blick werfen. Sie benötigen eine entsprechende Kompatibilität mit Ihrem Scanner und nach Möglichkeiten Funktionen zur intelligenten Erkennung und Ablage gescannter Dokumente. So wird der Arbeitsaufwand deutlich verringert.

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User Interface

Wie viele Mitarbeiter sollen mit dem DMS arbeiten und auf welchem technischen Kenntnisstand befinden sie sich? Die Nutzerfreundlichkeit und damit das User Interface spielt ebenfalls eine Rolle bei der Auswahl der passenden Software. Hier kann es helfen, sich die Websites der Anbieter anzuschauen. Viele veröffentlichen Screenshots oder bieten eine Demo-Version ihrer Software an, damit Sie sich ein besseres Bild machen können.  

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Umfang der Dokumente

In welchem Umfang möchten Sie Dokumente verwalten und archivieren? Wie groß muss also der entsprechende Cloudspeicher sein? Einige Anbieter staffeln ihre Preise abhängig vom Speichervolumen, sodass sich dieser Faktor vor allem finanziell niederschlagen kann.  

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Schnittstellen

Wie steht es um Ihre bestehenden Systeme? Welche ERP-, Buchhaltungs- und WaWi-Systeme gibt es, die an das Dokumentenmanagementsystem angebunden werden sollen? Achten Sie darauf, dass die entsprechenden Schnittstellen vorhanden sind. Zum Teil gibt es mit Lösungen wie d.velop for Microsoft 365 auch Angebote, die sich direkt in das bestehende System einbinden lassen, sodass der Aufwand sowie die Umgewöhnung für die Mitarbeiter minimal sind.

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