Von Travel Management zur digitalen Plattform - baldaja CONNECT im Fokus

Die Auswirkungen der globalen Coronakrise sind wohl für alle Unternehmen deutlich zu spüren. Doch manche Branchen und Wirtschaftszweige hat es unweigerlich besonders hart getroffen. So sah sich gerade die Reisebranche binnen kürzester Zeit mit einem Umsatzrückgang von bis zu 95% konfrontiert. Geschäftsreisen wurden storniert, Flugzeuge blieben am Boden und die globalisierte Welt schrumpfte auf die eigenen vier Wände zusammen. In diesem Fall von einem Desaster bisher ungeahnten Ausmaßes für Reiseunternehmen, Hotels und Gastronomie zu sprechen, wäre vielleicht sogar als Untertreibung zu deklarieren.

Was bleibt also für Unternehmen aus diesem Segment noch zu tun? Etwa durchhalten, abwarten und auf ein baldiges Ende der Pandemie zu hoffen? Für unseren langjährigen Kunden baldaja war dies keine Option. Als Dienstleister für Business Travel Management sah sich das Unternehmen mit der fast unmöglichen Herausforderung konfrontiert, das eigene Geschäftsmodell gänzlich zu überdenken und sich neu zu positionieren.

Unter dem eigens auferlegten Credo “Umdenken & Lösungen bieten” entstand so innerhalb von 4 Wochen die neue Online-Plattform baldaja CONNECT. Eine interaktive Konferenzplattform, die analoge Veranstaltungen in digitale Events transformiert. Durch virtuelle Konferenzräume, Chatgruppen und den baldaja Glückspaketen fördert die Plattform das Networking der Teilnehmer und gestaltet auch die digitale Welt nahbar und persönlich.

baldaja selbst wandelte sich von der reinen Travel Management Company zum digitalen Lösungsanbieter und ist für uns das perfekte Beispiel einer erfolgreichen digitalen Unternehmenstransformation.

Wir haben Michael Holdkamp, Geschäftsführer von baldaja, zur Plattform und dem rasanten digitalen Wandel des Unternehmens befragt.

Von Travel Management zum digitalen Produkt. Wie kam es zur Online Konferenz Plattform?

baldaja bedeutet: geschäftlich reisen, wann immer Sie möchten, wohin Sie möchten, wie Sie möchten. Vor nunmehr 8 Wochen zerstörte das Virus dieses etablierte Geschäftsmodell innerhalb weniger Tage nahezu gänzlich, mit weiterhin ungewissem Ausgang. Da standen wir nun – im Hinterkopf ein Zitat von Franz von Assisi: „Tu erst das Notwendige, dann das Mögliche, und plötzlich schaffst du das Unmögliche.” Unsere Devise war klar: Aufgeben ist nicht! Wir brauchten einen Krisenfahrplan, klare, stringente Überlegungen, um schnell und vorausschauend zu handeln. Denn baldaja bedeutet auch Service & Dienstleistung von ganzem Herzen. Unsere Kunden und deren Anliegen stehen schon seit über 20 Jahren in unserem Fokus!

Im Nachhinein kann man vielleicht schon von Schicksal sprechen, dass wir seit Dezember 2019 Thomas Schäfer in unserem Team haben, der baldaja als Chief Digitial Officer bei verschiedenen Themen des digitalen Wandels bei baldaja unterstützen soll. Er hat bereits einige Startups betreut und wusste genau, wie man in kürzester Zeit von null auf 100 geht. Wir waren also gezwungen aber damit auch bestens „ausgestattet“ unseren Slogan „connecting business“ neu zu denken.

Unser Ziel war es, eine Lösung für unsere Kunden zu schaffen, die sie trotz Reiseverbot und Social Distancing an ihr Ziel kommen ließ. Das Ergebnis: In vier Wochen wurde aus einer Idee ein neues Business-Modell – baldaja CONNECT.

Was unterscheidet baldaja connect von reinen Web- oder Videokonferenz Tools wie GoTo Meeting oder Microsoft Teams? Was macht baldaja connect einzigartig?

baldaja CONNECT kann als Meta-Event Management Plattform definiert werden. Das bedeutet, dass die Plattform durch die o.g. Lösungen ergänzt wird. Unser Ziel war es, den Veranstaltern und den Usern das Management der Onlinekonferenzen so einfach wie möglich zu machen. 1 Klick und schon ist der Teilnehmer angemeldet (ohne umständliche Registrierung). Er hat dann zum Einen den kompletten Überblick über alle Konferenzen & kann zum Anderen bequem zwischen den virtuellen Konferenzräumen wechseln. So kann der Austausch & das Networking ohne umständliche Barrieren von statten gehen. Connecting business war damit noch nie so kinderleicht!

Außerdem ist es jedem Teilnehmer möglich, zu networken! Sind andere interessante Teilnehmer mit in der Konferenz? Ein kurzer Klick & man kann auch mit diesen in eine „private Break Out Session“ wechseln.

Des Weiteren fiel uns in eigenen Videokonferenzen vermehrt auf, wie sehr uns der soziale Kontakt, das Haptische, fehlte. Daher entwickelten wir sogenannte „Glückspakete” – kleine Give-Aways, die im Vorfeld von virtuellen Events an Teilnehmer verschickt werden und das Erlebnis zwischen online und offline zu greifbar und „echt“ erlebbar machen.

Was macht baldaja CONNECT außerdem einzigartig? Wir nennen es unseren „baldaja Full Service“, durch unseren Event Success Manager garantieren wir unseren Kunden, dass er weder bei der Vorbereitung, noch der Durchführung oder der Nachbereitung seines Events alleine sein muss. Wir unterstützen, je nach Bedarf, von A bis Z.

Des Weiteren fiel uns in eigenen Videokonferenzen vermehrt auf, wie sehr uns der soziale Kontakt, das Haptische, fehlte. Daher entwickelten wir sogenannte „Glückspakete” – kleine Give-Aways, die im Vorfeld von virtuellen Events an Teilnehmer verschickt werden und das Erlebnis zwischen online und offline zu greifbar und „echt“ erlebbar machen.

Wie verlief die Entwicklung der Plattform aus logistischer und technischer Sicht? Welcher Zeitraum war von Konzeption bis Launch vorgesehen?

Uns war es wichtig innerhalb kürzester Zeit zu reagieren, um Lösungen zu bieten und uns in dieser wirtschaftlich schwierigen Lage ein zweites Standbein aufzubauen. Das Ziel war daher innerhalb kürzester Zeit ein MVP (Minimum Viable Product) zu entwickeln.

Durch den zeitlichen Druck war uns bewusst, dass wir auch Fehler machen würden. Aber wir wussten: Aus jedem Fehler, der passiert, lernen wir und können das Produkt so optimieren und weiterentwickeln. Innerhalb des baldaja CONNECT Teams war der Leitspruch daher “wir können keine Fehler machen!“.

Aus Gesprächen mit dem Team weiß ich heute, dass unser Vertrauen und die damit verbundene Freiheit, die wir allen Beteiligten als Geschäftsführung entgegenbringen, eine richtige Motivation ist, die die Kreativität jedes Einzelnen schürt.

Denn man darf nicht vergessen, niemand ist Softwareentwickler - man kann wohl sagen „Motivation beats Talent“ 😉

Der Zeitraum bis zum Launch? Eine gute Frage! Besser gestern als heute oder morgen. Offiziell haben wir jedoch 4 Wochen angestrebt.

Der Claim lautet “Wir transformieren offline Events in interaktive online Konferenzen”. Wie lassen sich Offline Events nun digital abbilden? Was hat bisher gefehlt?

Wie zuvor schon beschrieben, fiel uns in üblichen Videokonferenzen auf, dass das „Haptische“ und der soziale Kontakt fehlte.

Ein großer Bestandteil für die Transformation des offline Events in ein echtes, digitales Erlebnis, ist daher der baldaja Glückspaketeservice. Dadurch lässt sich jede Veranstaltung um das „gewisse Extra“ ergänzen. Denn warum sollte man die Erwartung der Teilnehmer erfüllen, wenn man Sie übertreffen kann?

Des Weiteren stellt das Networking mit Hilfe der Plattform einen weiteren wichtigen Bestandteil dar. Gibt es Jemanden auf der Konferenz, der Sie inspiriert hat & Sie sich daher noch detaillierter austauschen möchten? Vernetzen Sie sich mit einem Klick über die sozialen Netzwerke oder trinken Sie mit dieser Person in einer „privaten Break Out Session“ einen Kaffee unter vier Augen – ganz als säßen Sie in einem Café.

Bisher gestaltet sich die persönliche Interaktion bei Online Events oft als schwierig. Wie löst baldaja das Problem?

Dieses Problem lösen wir mit unseren baldaja Glückspaketen.

Durch die Glückspakete hat jeder Veranstalter die Chance das „gewisse Extra“ in die virtuelle Welt zu bringen! Zum Beispiel mit maßgeschneiderten Care Packages & Give Aways! Vom Kaffee & Merchandise bis hin zum anfassbaren Prototypen! Dem Inhalt der Glückspakete sind theoretisch keine Grenzen gesetzt.

Wie muss ich mir die baldaja Glückspakete vorstellen? Ist das die richtige Portion “Analogität” in einer digitalen Meeting-Welt?

Sie können sich die baldaja Glückspakete so vorstellen, als bekämen Sie bei einer offline Veranstaltung zu Beginn eine kleine Tasche mit Produkten, passend zur Veranstaltung. Vielleicht finden Sie darin einen Kugelschreiber, ein Notizbuch, ein paar Weingummis oder aber auch eine gebrandete Laptoptasche – je nachdem, was es für eine Veranstaltung ist.

Genau so schicken wir die Pakete vor der Veranstaltung an die Teilnehmer. Wir versuchen alles möglich zu machen – von der o.g. „Standard Messe Ausstattung“ bis hin zu den verrücktesten Ideen. So klingelt dann zu Beginn der Veranstaltung der Postbote und überreicht dem Teilnehmer das baldaja Glückspaket – wenn das kein Lächeln aufs Gesicht zaubert.

Bei abgesagten Messen kann es beispielweise passieren, dass die Veranstalter die Give-Aways bereits auf Lager haben, auch diese können wir dem Paket hinzufügen. Am Ende des Tages landet all das im Paket, was sich der Veranstalter wünscht.

Wir sind fest davon überzeugt, dass genau diese Kombination aus online und offline zur Interaktion zwischen den Teilnehmern einlädt und für den besonderen Überraschungseffekt sorgt.

Was wäre der ideale Anwendungsfall für baldaja connect? Welche Kunden-Typen hatten Sie bei der Entwicklung der Plattform im Fokus?

Die Anwendungsfälle für Online Konferenzen sind unermesslich und baldaja CONNECT vielfältig und flexibel einsetzbar. Daher ist die Antwort gar nicht so schnell zu beantworten. Aber auf unserer Seite https://www.baldaja-connect.de/anwendungen/ bekommen Sie nochmal einen kleinen Überblick über konkrete Use Cases.

Wie fügt sich baldaja connect in die Digitalisierungsstrategie von baldaja ein?

Die Digitalisierung von baldaja als Travel Management Company (TMC) steht schon seit einigen Jahren fest auf unserem Plan. Für uns war und vor allem ist es, nach wie vor wichtig, dass sich der Business Travel und auch baldaja dem digitalen Wandel unterzieht und alle Vorteile die dadurch entstehen direkt an unsere Kunden weitergegeben werden.

So arbeiten wir aktuell zeitgleich an einem Buchungssystem, das uns ermöglicht, unseren Kunden einen Kaffeegutschein zu reichen, wenn sie mal wieder länger als 20 Minuten in der Schlange am Airline-Schalter stehen.

Mit dieser Plattform werden Business - Buchungen genauso easy, wie im Privat - Bereich, ohne Einschränkungen zur Auswahl von Tickets, Flug- und/oder Hoteltarifen.

Darüber hinaus heißt unsere Vision „the user-friendliest TMC“ zu werden. Unser Ziel ist es daher, dass Business Travel mit baldaja bequem, unkompliziert, effizient, serviceorientiert und vor allem auch zeitgemäß wird.

Aus diesen Gründen fügt sich baldaja CONNECT zu 100% in die Digitalisierungsstrategie von baldaja ein 😊

Welchen Stellenwert werden Offline-Events Ihrer Ansicht nach in der Zukunft einnehmen? Hat die Corona-Krise die digitale Interaktion nachhaltig geprägt?

Corona und die letzten Monate haben die Welt und unser aller Alltag verändert - so viel steht fest! Nichts ist mehr wie vorher - diese Veränderung wird sich auch in der Touristik durchziehen. Offline Events werden aus unserer Sicht nach wie vor stattfinden, aber eben mit einem anderen und veränderten Stellenwert.

Und warum sollte man dann nicht auf ein digitales oder hybrides Online Event umsteigen, womit Kosten & Zeit auf allen Seiten gespart werden können und der Inhalt auch nachhaltig genutzt werden kann?

Warum sollte man dann nicht auf ein digitales oder hybrides Online Event umsteigen, womit Kosten & Zeit auf allen Seiten gespart werden können und der Inhalt auch nachhaltig genutzt werden kann?

Welche zukünftigen Entwicklungen sehen Sie für baldaja connect und die gesamte Industrie? Verliert die Geschäftsreise ihren Stellenwert?

Aus unserer Sicht wird sich der Stellenwert einer Geschäftsreise nicht verlieren, aber nachhaltig und vor allem dauerhaft verändern. Die Menschen und Unternehmen haben aus den letzten Monaten gelernt auch „anders“ an Ihr Ziel zu kommen und online miteinander zu kommunizieren.

Wir sind davon überzeugt, dass es nichtsdestotrotz auch geschäftliche Termine geben wird, zu denen ein persönliches Erscheinen unabdingbar und auch wichtig ist. Aber wir sind uns auch sicher, dass sich nicht mehr für „jeden Grund“ in den Flieger gesetzt wird.

Sie dürfen Träumen: Was wäre ein analoges Event, das Sie gerne mit baldaja connect ausrichten würden?

Die https://www.ism-cologne.de/ oder https://dmexco.com/de/

—

Wir danken Herrn Holdkamp für die Zeit und wünschen natürlich weiterhin viel Erfolg mit baldaja CONNECT. Mehr über die Plattform und Möglichkeiten erfahren Sie auf baldaja-connect.de

‍